Slik formaterer et dokument for publisering

Enten du lager et hefte, manuell, rapport, nyhetsbrev eller brosjyre, er det noen generelle regler som du bør følge når du formaterer et dokument for publisering. Microsoft Word har en rekke standardverktøy som kan hjelpe deg å lage og publisere en profesjonell dokument.

Bruksanvisning

1 Organiser innholdet i logiske, diskrete blokker med tekst. Dette er spesielt nyttig hvis dokumentformat omfatter kolonner eller tabeller.

2 Identifiser stiler for hvert element: titler, overskrifter, overskrifter, underoverskrifter, brødtekst, bildetekster, tabeller, etc. vurdere font design, for eksempel Arial eller Times New Roman, tekststørrelse og eventuelle spesielle effekter som fet, kursiv understreking eller skygge for ulike komponenter. En mer grunnleggende skrift er vanligvis best for brødtekst. Men du bør overdrive kontrast når du bruker en kombinasjon av skrifttyper. Hvis tekst er i farger, bruke samme farge i hele dokumentet.

3 Bestem plassering av titler, overskrifter, bildetekster og tabeller. Bruk de samme reglene for samme type vare. For eksempel, hvis den første bildetekst til en innsatt tallet er uthevet og sentrert under figuren, sørg for at de andre bildetekster se det samme.

4 Format punktmerkede og nummererte lister. Velg bullet og sub-bullet stiler og farger. På samme måte velger du en standard tilnærming for noen nummererte lister og skisserer. Nummerplaner kan inneholde desimaler, disposisjon nummerering, romerske og / eller arabiske tall eller en kombinasjon av tall og bokstaver. Hold bullet og tallformater konsekvent på tvers av dokumentet. Ikke mikse og matche.

5 Sett seksjon og linjeskift som er hensiktsmessig. Innenfor hver blokk med tekst og over dette dokumentet, sikre at linjeavstand, justering, faner og innrykk forblir konsistente.

6 Påfør grenser eller skyggelegging. For eksempel, hvis du ønsker å skape en ramme for forsiden av en rapport eller skygge på kolonneoverskriften eller en nøkkel rad i en tabell. Lag samme utseende og følelse for som stedene. Hvis den første tekstboksen i dokumentet er avgrenset av en tre-punkts dobbel rød linje og har "oker" fylle, sørg for at de andre tekstboksene har samme utseende.

7 Lim eller knytte all grafikk som bilder, utklipp, logoer eller figurer. Sørg for at lignende grafikk har samme form, størrelse og plassering i kroppen av dokumentet. For eksempel, hvis du har en beslektet serie av grafikk, for eksempel skjermen utskrifter, sentrum hver av dem på siden. Gjør dem alle i samme høyde og bredde og sette bildetekster ovenfor dem. Avhengig av eventuelle begrensninger dokumentstørrelse, kan du trenger å konvertere filer til forskjellige filformater, for eksempel JPG, GIF eller BMP.

Hint

• Skriv alltid ut og gjennomgå en endelig utkast før formelt publisere dokumentet.
• Bruk Format Painter å kopiere stiler fra ett element til et annet.
• Bruk "Velg alle" for å bruke formatering på en blokk med tekst.
• Vurder å bruke en mal for konsistens og effektivitet. Hvis en eksisterende malen ikke dekke behovet, lage en mal basert på det nye dokumentet for fremtidig bruk.