Slik håndterer et stort volum av e-post

Når du holder en posisjon på et selskap som gjør at du får en masse innkommende e-post, enten fra eksterne eller interne kilder, kan produktiviteten bli sterkt hindret hvis du ikke er forsiktig. Du kan tilbringe timer sifting gjennom disse meldingene, og ikke får noe annet gjort. Men hvis du etablerer et mønster for håndtering av e, vil du spare mye tid og få flere ting gjøres i løpet av arbeidsdagen.

Bruksanvisning

1 Opprette mapper i e-postprogrammet til å holde bestemte typer e-post. For eksempel kan du opprette en mappe for betalingsproblemer, ordreproblemer, tidssensitivt materiale, ansatte e-post og kansellerte avtaler. Ved å opprette disse mappene, vil du vite nøyaktig hvor du skal lete etter en e-post, i stedet for å kaste bort tid filtrering gjennom alle meldingene i e-posten din.

2 Bruk "Flag" -funksjonen innsiden av e-postprogrammet for å merke e-poster som krever umiddelbar oppmerksomhet eller krever oppfølging. Flagget symbol vil minne deg på å ta affære om e-post.

3 Aktiver spamfilter for å fange useriøs e-post. Dette vil hindre søppelpost fra å fylle opp din e-in-box. Du kan jevne sile gjennom søppelpost for å sikre at ingen legitime meldinger ved et uhell ble merket som spam.

4 Lag "regler" inne i e-postprogrammet for å etablere en protokoll for hvordan e-posten blir håndtert. For eksempel kan du sende alle meldinger som kommer fra sjefen din e-postadresse til "Haster" -mappen. Du kan sende alle e-poster som inneholder emnet "Resume" til "jobbsøkere" -mappen.

5 Slett e-postmeldinger som du har lest og ikke lenger trenger. Hvis du ikke ønsker å slette meldingene, flytte dem til en egen mappe for å gjøre e-posten din mer håndterlig.

6 Sett en tidsplan for å sjekke e-posten din og hold deg til den. For eksempel kan du sjekke e-post for de to første timene av hver dag, eller du kan sjekke e-post i løpet av den første og siste time på dagen. Nøkkelen er å finne en rutine som fungerer for deg og holde fast ved det.