Slik håndterer Microsoft Outlook

Microsoft Outlook 2007 er en one-stop-løsning for å integrere dine viktigste data, prioriteringer og korrespondanse. I tillegg til å gi en rekke funksjoner for å organisere e-posten din, kan Outlook du opprette oppgaver, avtaler, elektroniske visittkort og ulike typer kontakter, samt abonnere på RSS-feeds og få kontakt med andre Microsoft-programmer og Outlook-brukere å dele viktig data . Dra nytte av Outlook rekke funksjoner for å bedre håndtere korrespondanse, arbeidsbelastning og prioriteringer.

Bruksanvisning

1 Lag individuelle sikkerhetskopier av e-post, kontakter, avtaler, oppgaver, notater eller posteringer for å ivareta dine viktigste data, i tilfelle du må overføre data eller en Outlook feil oppstår. Så lenge du ikke bruker Microsoft Exchange Server, er ovennevnte data lagret i en personlig lagringsmappe, som kan brukes til å lage en sikkerhetskopi. Klikk på "File", "Import og eksport", "Eksporter til fil", "Next", "personlige mapper (PST)" og deretter "Next". Velg hvilken mappe du vil sikkerhetskopiere og deretter følge instruksjonene på skjermen for å lagre backup til datamaskinen.

2 Lag en sikkerhetskopi av hele PST ved å lukke Outlook og deretter navigere til "Control Panel". Dobbeltklikk på "Mail" og deretter "Vis profiler." Velg profilen du vil sikkerhetskopiere, og klikk "Egenskaper", "Data filer", "personlige mapper" og deretter "Åpne mappe" og kopiere filene for å opprette en sikkerhetskopi.

3 Kategorisere e-post for å hjelpe deg bedre prioritere din personlige og arbeidsliv. I en e-post, velger å flagge eller kategorisere e-post ved å klikke på "Oppfølging" eller "kategorisere" knapper langs verktøylinjen. Bruk "Oppfølging" for å flagge noen korrespondanse som ikke kan håndteres med en gang. Deretter sette en påminnelse, som vil varsle deg om fristen for å svare eller ta opp e-posten.

4 Søk Microsoft Outlook ved hjelp av spørreverktøyet for å begrense søket ditt og sparer deg for tid. Klikk på rullegardin piler langs høyre side av søkefeltet. Søk i "Fra", "Body", "Emne" eller "Til" linjen. Legg kriterier som nødvendig, for eksempel "Due Date", for å videreutvikle din hone søket for å søke etter alle e-poster som inneholder et bestemt flagg, forfallsdato, vedlegg eller andre fellestrekk.

5 Slå en e-post til en kontakt, avtale eller oppgave ved å dra den til "Kontakter", "Kalender", eller "Oppgaver" -mappen langs navigeringsruten. Outlook vil fylle den respektive mappe med informasjon i e-posten. Slett unødvendig informasjon og legge til noen detaljer som ikke er inkludert i e-posten. Legg følge opp flagg som trengs og deretter lagre.

6 Se flere datoer i Outlook-kalenderen ved å klikke på "Kalender" og deretter holde "Shift" som du klikker på rekke datoer som du ønsker å se fra navigasjonsruten, som ligger på venstre side av skjermen. Dette vil tillate deg å se opp til to uker med en åtte-timers dag. Alternativt kan du bare dra musen over datoer i navigasjonsruten for å vise opp til 42 dager.