Slik holder tekstformatering når du kopierer fra Word til en e-post

Noen ganger når du kopierer data fra Word til en e-post, ser meldingen bra på slutten, men mottakeren ser rare tegn eller ren tekst. Noen e-postprogrammer kan ikke oversette noen av Word formatering. Det er noen triks du kan bruke for å sikre at e-postmeldinger beholde formatet du ønsker på mottakersiden.

Bruksanvisning

1 Start e-postprogrammet. Velg "Verktøy" og "Alternativer". Still post sending format til "HTML" i stedet for "Ren tekst".

2 Åpne Word-dokumentet du vil kopiere. Klikk på "Format". Velg "Autoformat" og "Alternativer". Klikk på "Autoformat" -kategorien. I "Erstatt" delen, fjerner "Bindestrek med Dash" og "Straight Quotes med Smart Quotes." Klikk på "OK". Dette bør eliminere noen av de tegn som ikke kopier ordentlig til en e-postleser.

3 Lag en tabell i Word hvis du ønsker å arrangere data i kolonner og rader. Velg "Table" og "Sett inn tabell". Legg til kolonner og rader. Velg "skjule rutenett" for å fjerne linjer rundt bordet. Når du limer inn tabellen i e-posten, bør formateringen blir den samme.

4 Velg "Edit" og "Select All" i Word. Trykk på "Ctrl" og "C" for å kopiere. Opprett en ny e-postmelding. Høyreklikk i kroppen av meldingen, og velg "Lim inn."

5 Send meldingen som en test til forskjellige e-postprogrammer. For eksempel, hvis du har en AOL-konto, en gratis konto som Yahoo eller Gmail og en konto som du åpner i Outlook eller Outlook Express, sende meldingen til hver av disse. Les e-posten i hvert program. Noen programmer vil ikke beholde formateringen som brukes i Word.

6 Lagre Word-dokumentet som et rikt tekstformat fil hvis du finner ut at mottakerne se hyppig Word formateringsfeil. Åpne dokumentet og klikk "Lagre som". I "Lagre som type" boksen, velg "rikt tekstformat." En ny fil vil bli opprettet, med en utvidelse "rtf" i stedet for "doc". Klipp og lim fra de rike tekstdokument til e-postmeldingen.