Slik importerer en database fra Excel til Microsoft Outlook

En av fordelene med å bruke flere programmer i Microsoft Office-pakken er at programmene har en tendens til å integrere eller fungere godt med hverandres filer. Integrering filer er en måte å oppfylle fraser som "Arbeid smart, ikke hardt" i virksomheten; setninger som snakker til å forbedre produktiviteten. Et vanlig eksempel på behovet for å integrere ville være å ha en lang liste med navn, adresser og telefonnumre i Excel som du vil angi som kontakter i Outlook, uten å måtte skrive inn noen av de opprinnelige dataene.

Bruksanvisning

1 Klikk for å velge Kontakt-mappen i navigasjonsruten i Outlook til venstre på skjermen. Klikk på "File" -knappen på Outlook båndet, og klikk deretter på "Open" kommandoen. Klikk på "Import" for å starte veiviseren for import og eksport.

2 Velg "Importer fra et annet program eller fil" om nødvendig, og klikk på "Neste" -knappen. Velg Microsoft Excel 97-2003 hvis du importerer en eldre versjon av Excel, eller velg "Kommadelte verdier" i Windows hvis du importerer en CSV-fil versjon av et Excel-regneark. (Hvis du vil konvertere regnearket til en CSV-format, klikk "Fil" og "Lagre som" i Excel og deretter velge CSV i "Lagre som type" -listen). Klikk på "Neste" -knappen når du har gjort ditt valg.

3 Klikk på "Browse" -knappen for å få opp en Windows Utforsker, og naviger til plasseringen av Excel-filen. Dobbeltklikk på Excel-filen og klikk på "Neste" -knappen. Velg Outlook Kontakter-mappen du vil importere Excel-data på og klikk på "Neste" -knappen.

4 Klikk på "Kartlegg egendefinerte felt" for å bekrefte at felt som brukes i Excel regneark vil bli koblet med riktig felt i Outlook. Klikk på "Finish" -knappen for å fullføre importen. Hvert navn i Excel-filen skal nå vises som en individuell visittkortet i Kontakter-mappen.