Slik Kombiner Electronic Organizer Med Paper
Et besøk til et kontor forsyning butikken vil gi en myriade av alternativer når det kommer til planleggere og arrangører. Prøver å bestemme hvilken som er bedre - papir eller elektronisk - er tøff. Elektroniske lomme kan være håndholdt eller berøres av en smarttelefon med Internett-tilgang, og de tilbyr muligheten til å sende deg varsler. Papir planleggere er enkle, bærbare, rask og typisk billig. Noen sverger til det ene eller det andre, men mange av oss har byttet frem og tilbake, aldri helt får det vi trenger fra begge alternativene. Her er noen tips om å kombinere de to for å få det beste fra begge verdener.
Bruksanvisning
1 Hold en datastyrt kalender. Dette tillater deg å effektivt legge gjentatte hendelser og tilbyr muligheten til å sende deg pop-up eller e-postpåminnelser. Outlook og Google Calendar er to populære alternativer. Mange bedrifter bruker Microsoft Outlook. Google Kalender kan du fargekode, dele og synkronisere kalenderen din med andre, og du kan logge inn fra hvor som helst med Internett-tilgang. Skriv ut en papirkopi med jevne mellomrom og holde den i en plastmappe du bærer med deg for enkel referanse.
2 Kompilere en master to-do liste med prosjekter og fremtidige gjøremål. Holde en prosjektliste er en effektiv måte å organisere prosjektene og de gjøremål som genereres. Hold dokumentet lagres i tekstbehandlingsprogrammet. Deretter genererer et dokument for hvert prosjekt som viser forfallsdato, mål og trinnene.
3 Sjekk kalenderen og legge nødvendige elementer til din liste over gjøremål. Når det er på tide å angripe neste trinn i et prosjekt, sett de neste gjøremål på listen din. David Allens populære "Getting Things Done" metode for produktivitet og tidsstyring foreslår å holde flere oppgavelister, for eksempel "telefonsamtaler", "å gjøre på Datamaskin" og "å gjøre på kontoret." Lagre hver liste som et eget dokument i tekstbehandlingsprogrammet. Skriv ut en kopi av hver liste innimellom og stash den i hånd sammen plast mappe med penn og merkepenn slik at du kan ta notater og krysse av ferdige elementer.
4 Accumulate referansemateriale - elementer som støtter dine pågående prosjekter - i en mappe med prosjektets navn på den. For eksempel, hvis du omorganisere dine kjøkkenskap og du kommer over en nyttig artikkel i bladet, legg den i en mappe merket "omorganisere kjøkken skap." Skriv ut prosjektdokument for dette (se trinn 2) og arkivere det i Manila mappe med artikkelen.
5 Hold kontaktinformasjon som adresse, telefon- og faksnummer og e-postadresser elektronisk. Oppbevar dem i en håndholdt arrangør som kan synkronisere med den stasjonære eller innspill dem i et tekstbehandlingsdokument eller et regneark. Skriv ut dine mest brukte kontakter jevnlig og holde dem med deg for enkel referanse.
6 Skriv notater på papir - ingenting slår letthet. Hold notatblokk og penner ved telefonen, ved din seng og i bilen for å ta opp ideer og biter av informasjon som de kommer til deg. Pass på at du setter opp en in-kurven ved datamaskinen og sette sidene der regelmessig, slik at de vil være klar for innspill til kalenderen, kontakt dokumentet, og prosjekt- og oppgavelister. Hvis du er på farten, stash notatsidene i plast din bære-along "to-go" -mappen for å holde dem sammen.
7 Bruk noen minutter hver kveld å legge inn notater fra i-kurv og din "to-go" -mappen i datamaskinens system av kalendere og kontakter, prosjekter og gjøremål. Også trekke ut papirkopi av to-do lister og innspill eventuelle endringer. Hvis du gjør betydelige endringer i en liste, skrive den ut og erstatte den gamle kopien. Synkron noen håndholdte enheter med skrivebordet på denne tiden også.
Hint
- Bare holde en trykt kopi av hvert enkelt dokument. Hvis du skriver ut en kopi av kalenderen din, resirkulere eller ødelegge den gamle kopien slik at du ikke blir forvirret av flere versjoner.