Slik Kombiner Excel-postlister

Hvis du har flere e-postliste regneark og ønsker å kombinere dem, fyre opp Excel. Det er noen scenarier som gjør prosessen litt mer involvert enn en cakewalk. Vi skal se på scenarier fra svært enkel til en litt mer komplisert. I prosessen med å kombinere e-postlister, vil du lære om sortering av data og omorganisere kolonner. For enkelhets skyld vil vi forutsatt at du ønsker å slå sammen to e-postlister, men hvis du har mer, bare gjenta prosessen.

Bruksanvisning

1 Åpne begge mailingliste regneark i Excel. Hvis hver kolonne i en korresponderer med den andre - hvis for eksempel, kolonne A består av fornavn, er kolonne B etternavn, er kolonne C den første adressen linje og så videre i begge listene - du kan vurdere listene formatert identisk.

2 Endre skriftformatering, om ønskelig. Hvis man regneark bruker en annen skrift, for eksempel, kan det være lurt å endre skrift på den andre å matche.

3 Omordne kolonner, om nødvendig. Hvis en mailingliste har etternavnene i kolonne A og gitt navn i kolonne B, for eksempel, og du ønsker å reversere dem, høyreklikker du på kolonne B (på bokstaven "B" ovenfor kolonnen) og velg "Cut", så høyreklikk på kolonne A og velg "Insert Cut Cells."

4 Marker alle dataceller i ett regneark, unngå radoverskrifter som "fornavn". Trykk Ctrl-C for å kopiere.

5 Bytt til vindu som viser den andre regneark. Naviger til den siste raden som inneholder data og flytte valgboksen til den første cellen (A) i den raden.

6 Trykk Ctrl-V for å lime de kopierte dataene.

7 Trykk Ctrl-A to ganger for å velge hele regnearket. I kategorien Hjem klikker "Sort & Filter," mot høyre side av båndet. Velg "Custom Sort." Hvis regnearket inneholder etiketter, for eksempel "fornavn", på toppen, plassere en hake ved siden av "My data har overskrifter."

8 I "Sorter etter" drop-down under "Column", velg kolonnen du vil sortere etter, for eksempel fornavn eller etternavn. Hvis du vil sortere etter postnummer, velge kolonnen som viser postnummer. Velge å sortere på "verdier" og bestille den type "A til Z." Trykk "OK".

9 Eliminere doble oppføringer ved å klikke på kategorien Data, og deretter klikke på "Advanced" -knappen i "Filter" -knappen sett. Excel skal automatisk velge hele datasettet, men hvis det ikke gjør det kan du velge det selv ved å klikke og velge området.

10 La alternativknappen ved siden av "Filtrer listen, på plass" fylt, og plassere en hake ved siden av "bare unike poster." Trykk "OK". Eventuelle doble oppføringer blir slettet sømløst, uten å forlate tomme rader.

11 Lagre den kombinerte regnearket, kanskje med et nytt navn for å reflektere sin nye innholdet.

Hint

  • Hvis du ikke velger alle kolonnene i regnearket før sortering, vil noen av kolonnene ikke sortere, noe som betyr at hver rad får feil informasjon. For eksempel kan Sue Smith og Todd Miller blir Sue Miller og Todd Smith.