Slik konverterer et Word-dokument til et hjelpefilen

Hjelpefiler eller elektroniske hjelpesystemer, er i økende grad standardformatet for formidling av informasjon og instruksjoner i en organisert og intuitiv måte. I en hjelp-fil, kan du navigere gjennom sentrale temaer eller søke etter spesifikk informasjon lettere enn i en Microsoft Word-fil eller PDF. Hjelpefiler er noe mer enn HTML-websider som er flettet sammen til et grensesnitt som gjør det mulig for organisasjonen og søker. Flere verktøy er tilgjengelige for å konvertere informasjonen i et Word-dokument til en kompilert, HTML hjelp fil.

Bruksanvisning

Preparat

1 Organisere informasjonen i Word-dokumentet, slik at det kan navigeres enkelt i hjelpefilen. Dette inkluderer å bestemme hvilke overskrifter vil være egne emner, og derfor egne sider, i hjelpefilen; gi lenker og kryssreferanser innenfor tema-sider; og strukturere hierarkiet av innholdet overskrifter slik at informasjonen flyter riktig.

2 Sørg for at alle titler, overskrifter og avsnitt i Word-dokumentet er tildelt en stil. (For eksempel: Overskrift 1, Overskrift 2, brødtekst, Note, etc.) Dette gjør at konvertering programvare for å kartlegge et sett med stilregler i Word-dokumentet til et nytt sett med stilregler i hjelpefilen. Fra dette, vil det endelige hjelpefilen vise en ren, konsekvent utseende.

3 Velg et verktøy for å utføre konverteringen. Programmer som konverterer Word-dokumenter til HTML-hjelpefiler spenner fra forenklede, små-fee programmer til dyrere enterprise-nivå løsningene.

4 Utforme struktur, layout og generelle utseende og føler at du ønsker for hjelpefilen. Det er en god idé å skissere dine ideer på papir før du designe i konverteringsverktøy.

Omdannelse

5 Bestem steder på datamaskinen av kilde Word-dokument og målet for den nye hjelpefilen og støtte konverterings filer. Det er viktig å sørge for at du velger riktig fil og at du vet hvor utdatafiler kommer til å bli opprettet.

6 Definer tekststiler for hjelpen filen i konvertering programvare. Dette inkluderer font, skriftstørrelse, farge og ting som fet og understreket. Alle elementer i hjelpefilen, inkludert overskrifter, trinn, punktlister, fotnoter og brødtekst, skal ha sine stiler definert.

7 Designe utseendet til hjelpefilen i konvertering programvare. Dette kan variere basert på raffinement av konvertering programvare du bruker. Mange verktøy kan du tilpasse farger i overskriften barer, plassering av tekstelementer og bilder og vannmerker på hver side.

8 Kart tekststiler i Word-dokumentet til de tilhørende tekststiler for hjelpefilen. Du kan koble disse stilene i konvertering programvare. Dette sikrer at hver tekst element importert fra Word-dokumentet konverteres alltid og vises slik du definert for hjelpefilen.

9 Konfigurer funksjonene du vil skal vises i hjelpefilen. Typiske funksjoner inkluderer en oversikt oversikt over emnene, en indeks og et søkefelt. Andre alternativer er tilgjengelige, og de mer sofistikerte konvertering programvare verktøy lar deg lage tilpassede alternativer ved hjelp av Javascript.

10 Konverter Word-dokumentet i hjelpefilen ved hjelp av konvertering programvare. Denne konverteringen kan ta flere minutter å kjøre, avhengig av konvertering programvare og størrelsen og kompleksiteten av Word-dokumentet.

Feilsøking og opprydding

11 Korrigere eventuelle feil som oppstod under konvertering. Feil er vanlig når konvertere Word-dokumenter til hjelpefiler. De fleste konvertering programvareverktøy gir loggfiler for å fastslå hva som er galt og måter å rette den.

12 Korrekturlese hjelpefilen. Sjekk hver side for å sikre at konverteringen fungerte riktig, og alt innholdet vises. Du kan også finne endringer som du ønsker å gjøre til struktur og navigasjon. Det kan være vanskelig å forutse hvordan en hjelp fil vil se ut og fungere før du har opprettet den.

1. 3 Test lenkene i hjelpefilen, inkludert innholdsfortegnelse og indeks, samt kryssreferanser på hver emneside. Noen ganger linkene kan defineres feil og kanskje trenger å bli korrigert i Word-dokumentet.

Hint

• Microsoft tilbyr et gratis verktøy for å arbeide med elektroniske hjelpefiler som kalles Microsoft HTML Workshop. Dette verktøyet lar deg endre visse konfigurasjonsalternativer i hjelpefilen uten å måtte konvertere Word-dokumentet på nytt. Avhengig av raffinement av konverteringsprogramvare, kan HTML Help Workshop gi noen alternativer som ikke er tilgjengelige i din konvertering programvare.
• Lag en sikkerhetskopi av Word-fil før du forsøker å konvertere den til en hjelpefilen. Denne forholdsregelen kan hindre deg fra å miste arbeidet ditt hvis filen blir skadet eller andre alvorlige feil oppstår under konvertering.
• Detaljene i disse trinnene, samt i hvilken rekkefølge du utfører dem, kan variere noe basert på hvilken konvertering programvare du bruker.