Slik konverterer Excel data til en e-postliste

January 25

Microsoft Office Excel er standard for håndtering av data. Bedrifter bruker den til å holde styr på kundeinformasjon, men det er ikke bare for kontorbruk. Hjemme, kan den brukes til å administrere alt fra en enkel handleliste inntektsskatt. En annen nyttig funksjon i Excel er epostlister. Disse kan lages i Excel og eksporteres til Word til å designe og skrive ut.

Bruksanvisning

Steps

1 Lag en liste mailing i Excel hvis du ikke allerede har gjort det. Hver kolonne må ha en overskrift for å identifisere den informasjonen i den kolonnen. For eksempel: fornavn, etternavn og adresse.

2 Marker hele listen og på "Formler" Klikk "Definer navn." Skriv inn et navn på e-postlisten, og klikk "OK." Lagre og gå ut Excel-arbeidsbok.

3 Bytt til Microsoft Word og enten åpne et dokument for å fusjonere med eller lage en ny. (Klikk på Office-knappen, "New" og deretter dobbeltklikker du "Blank dokument."

4 Klikk på Verktøy-menyen og velg "Utskriftsfletting."

5 Klikk på "Create", "Velg Postetiketter", "Hent data" og til slutt "Åpne datakilde."

6 Gå til mappen, i dialogboksen, der adresselisten er plassert. Pass på at det står "hele regnearket," klikk "OK."

7 Bestem om du ønsker å slå sammen listen som standard tekst eller skrive ut direkte til etiketter eller konvolutter. For en standardtekst, gå til Fletting verktøylinjen og velg "Sett inn flettefelt" -liste. For konvolutter og etiketter, gå til kategorien utsendelser og enten velge konvolutter eller etiketter. Endre alternativene og klikk "Skriv ut".

Hint

Det er en utskriftsfletting veiviser ligger på kategorien Utsendelser under "Start utskriftsfletting." Denne veiviseren vil lede deg gjennom trinnene for å skape en grunnleggende e-postliste.
Ikke legg til tomme rader eller kolonner i Excel-data. Word vil tolke dataene feil og skape en ufullstendig liste.