Slik leser du en tidsplan i Microsoft Project

Microsoft Project er et flott verktøy for prosjektledere for å etablere og dokumentere en prosjektplan. MS Project gjør en tidsplan som skal opprettes ved å sette sammen oppgaver som vil oppstå for å fullføre prosjektet. For hver oppgave du er i stand til å tildele start / mål datoer og varighet for å fullføre. I tillegg kan du inkludere prosent fullført for oppgaver som har begynt, men er ennå ikke fullført.

Bruksanvisning

1 Åpne MS Project File og justere hver kolonne, slik at du kan lese hele innholdet. Begynn med å lese ned på listen over oppgaver (som er helt til venstre kolonne). Fra oppgavene vil du begynne å forstå en følelse av hva som er involvert i prosjektet og trinnene som er nødvendig for ferdigstillelse.

2 Gjennomgå hierarkiet og gruppering av oppgaver i planen. Oppgaver som er rykket inn under en annen er en deloppgaver av den viktigste oppgaven. Dette vil vise eventuelle arbeidsgrupper som er knyttet sammen. Ved å identifisere de viktigste oppgavene i planen vil du begynne å bestemme hva som er prosjektets milepæler og hva er de nødvendige skritt for å nå disse punktene.

3 Legg merke til varighet knyttet til hver oppgave. Til høyre for hver oppgave vil være en varighet (angitt i trinn på: dager, uker, måneder eller år). Begynn å vurdere hver økning for hver oppgave. Noter oppgavene med de største varigheter. Disse oppgavene er de tidsplaner sjåfører, de er kritiske banen for prosjektgjennomføring og kan betraktes som sentrale elementer.

4 Bestem start og sluttdato for oppgaver og milepæler. Ved å gjennomgå disse datoene vil du oppnå en følelse av hvor selve prosjektets fremdrift står i forhold til planen. Kontroller at oppgaver som har en fortid ferdigstillelse dato har faktisk blitt fullført. Bekrefte om datoer som er i nær fremtid er fortsatt på vei til å bli oppfylt.

5 Undersøk prosent fullført for hver oppgave. Til høyre for start- og sluttdato vil være en "prosent fullført" kolonnen. Dette feltet logger hvor mye av hver oppgave er fullført. For oppgaver som begynner, men ennå ikke ferdig, er dette en viktig opplysning. Den sier hvor mye av oppgavene er fullført og lar deg bestemme hvorvidt oppgaven blir ferdig i planlagt tid. For eksempel, hvis du ser at en oppgave med en varighet på 100 dager har 10% fullført, men oppgaven er planlagt å fullføre i morgen, er oppgaven mest sannsynlig bak skjema.

Hint

• Pass på å alltid lese den nyeste planen. De fleste prosjektledere liker å utstede ukentlige oppdateringer til sine prosjektplaner, og du må lese den nyeste versjonen for å forstå selve prosjektstatus.