Slik sikkerhetskopierer Outlook 2007 e-post på en nettverksserver

Mange små bedrifter er avhengige av e-post fra kunder og kontakter for å opprettholde et klart bilde av den samlede kundeforholdet. Verdifull informasjon kan gå tapt hvis en bruker harddisk svikter. Vertskap for Outlook-filer på en nettverksserver kan gjennomføres ganske raskt og reduserer sannsynligheten for at disse e-postene ville gå tapt.

Bruksanvisning

1 Start Microsoft Outlook 2007. Under "Verktøy" -menyen, velg "Kontoinnstillinger ..." Dette vil åpne et nytt vindu som viser e-postkontoer for brukeren og også flere faner. Velg "Data Files" -kategorien. Under kolonnen "Filename", merk navnene og plasseringen alle filer på den lokale harddisken. I de fleste tilfeller vil disse filene bli navngitt, "Outlook.pst" og "archive.pst", men kan ha forskjellige navn som fastsettes av brukeren. Dessuten kan det være flere arkiver avhengig av hvor lenge den e-postkontoen har vært i bruk. Lukk programmet Outlook 2007.

2 På nettverksserver, opprette en delt mappe for brukeren hvis man ikke allerede eksisterer. Denne mappen kan være oppkalt etter at brukeren eller kan få tildelt et ID-nummer som er knyttet til brukeren. Tildele tillatelser som tillater brukeren og også systemadministratorer full kontroll over denne mappen. Under denne hoved mappen oppretter du en undermappe med et navn som "Outlook Mail Files". På brukerens PC, opprette en stasjon kartlegging til denne mappen og åpne den i et nytt vindu.

3 Åpne mappen som inneholder brukerens PST-filer på den lokale harddisken. Hvis mappen ikke er synlig, velger du "Verktøy" -menyen øverst i vinduet, og velg deretter "Mappealternativer ..." Klikk på "View" -fanen og deretter velge alternativknappen ved siden av "Vis skjulte filer, mapper, og stasjoner "og trykk på" OK "-knappen. Dette vil gjøre mappen synlig og valgbar. Plasser vinduet med Outlook PST-filer på skjermen sammen med "Outlook Mail Files" -mappen som ble opprettet under den tilordnede brukeren stasjonen. Flytt alle PST-filene over til brukerens mappe på serveren.

4 Start Outlook 2007 på nytt. Det vises en melding om at Outlook ikke kan finne filene. Det vil be for plasseringen av "Outlook.pst" filen først. Bla til brukerens tilordnede stasjonen og velg filen. Deretter vil Outlook be om plasseringen av arkivfiler. De bør være i samme mappe; velger dem. Lukk Outlook 2007.

5 Relansering Outlook 2007. Sjekk at alle brukerens mapper og e-post er intakt.

Hint

• Bruk arkivering regelmessig for å holde filstørrelsen Outlook.pst så liten som mulig for å forbedre ytelsen.
• Utføre rutine back-up av alle brukernes filer på serveren for å minimalisere virkningene av en feil på harddisken.