Slik Skriv en profesjonell e-post
E-post har en så rask og praktisk metode for kommunikasjon, vi skriver ofte i dagligdags stil. Selv om samtaler mellom venner kan sikkert vedta en uformell tone, trenger profesjonell e å være formell. Når du kommuniserer med potensielle kunder, arbeidsgivere eller kunder, kan e-posten din tjene som eneste representasjon av deg selv eller din bedrift. For å sikre et positivt inntrykk, bør du observere noen enkle retningslinjer.
Bruksanvisning
1 Adresse til e-post direkte til personen. Unngå å legge inn en lang rekke e-postadresser på "Til" eller "CC" linje, som gir inntrykk av en upersonlig, bulk-e-post. Hvis du trenger å holde tredjeparter i loop, skriv inn e-postadresser i "BCC" linken, som skjuler adressene.
2 Skriv en kort, meningsfull beskrivelse i "Emne" linje. Leaving det blank eller legge generisk tekst er uprofesjonelt. Denne beskrivelsen bør gi leseren en rask oppsummering av e-posten. Som et eksempel, "Møte bekreftet for 15:00" gir mottakeren mye informasjon i en kort beskrivelse. Du kan utdype detaljene i kroppen av e-posten.
3 Legg en formell hilsen, for eksempel "Dear Mr. Smith." Unngå å være altfor kjent, slik som å starte e-post med "Hey Bob."
4 Identifisere deg selv, hvis mottakeren ikke vil umiddelbart kjenne deg ved ditt navn og e-postadresse. Ikke gjør mottakeren bla ned for å lese signaturen din før du fortsetter e-posten. For eksempel skrive "Dette er John Smith fra Widget Company, Inc. Du kontaktet oss via vårt elektroniske verktøy for tilbakemelding om modell # 1234 ..."
5 Bruk riktig tegnsetting, grammatikk, store bokstaver og staving. Sett mellomrom mellom avsnittene for lettere lesbarhet. Unngå å bruke store bokstaver, dagligdagse akronymer, for eksempel "lol" eller "imho", og svært lange avsnitt. Holde informasjonen så konsis som mulig.
6 Ta med en signatur, med riktig kontaktinformasjon og bransjeorganisasjon. Du kan ende e-post med:
John Smith, administrerende direktør
Widget Company, Inc.
123 Widget Lane
Enhver by, NY 10001
(555) 555-5555 (kontor)
(555) 555-6666 (mobil)
7 Korrekturlese e-post før du sender den. Vær sikker på det ikke er noen stavefeil, grammatiske feil eller uriktige opplysninger.
Hint
- Hvis denne e-posten er som svar på kundens e-post, svare raskt. Det er uprofesjonelt å gjøre noen vente en uke før du mottar et svar.