Slik styrer du hvordan et Word-dokument åpnes fra Internett eller intranett

Slik styrer du hvordan et Word-dokument åpnes fra Internett eller intranett


Det er mange måter å kontrollere hvordan et Word 2007-dokument åpnes fra Internett eller et intranett. Som eren av dokumentet, kan du beskytte formateringen av filen, slik at andre kan se filen, men har begrensninger på endringene stil de kan gjøre. Et annet alternativ er å passordbeskytte et dokument slik at bare enkelte medlemmer av din bedrift kan ha tilgang. Hvis du har Windows Information Rights Management (IRM) som kjører på intranettet eller kan gi IRM tillatelser, kan du også kontrollere tilgang til en fil ved å gjøre et dokument skrivebeskyttet eller at noen individer å bare gjøre redigering kommentarer.

Bruksanvisning

Beskytt Formatering

1 Åpne Microsoft Word og filen du ønsker å styre. For å begrense formatering, klikk på "Home Tab." I Styles seksjoner, se etter en liten diagonal pil (Dialogboksen Launcher) i nedre høyre hjørne av denne gruppen. Klikk på "Dialogboksen Launcher", og i bunnen av menyen, klikk på "Manage Styles Button" (til høyre nederst på skjermen).

2 Klikk på "Begrense Tab" i Manage Styles dialogboksen. I midtre delen av dialogboksen, kan du velge stilene du bruker i dokumentet. Du må holde nede Ctrl-tasten hvis du vil velge mer enn én stil.

3 Klikk på "Begrens Button" (som blir synlig etter at du har valgt en stil) og klikk "OK." Hvis du vil ha folk til å redigere dokumentet, kan du velge «Begrens formatering begrenset stiler" så den stilen du har valgt vil være standard for dokumentet, selv om noen andre redigerer filen.

Passordbeskytte dokumenter

4 Åpne Microsoft Word og filen du ønsker å beskytte. Klikk på "Microsoft Office-knappen" øverst til venstre på båndet, og deretter velge "Klargjør".

5 Angi et passord for dokumentet ved å klikke på "Krypter dokument."

6 Skriv inn et passord for dokumentet. Pass på at det er noe du vil huske! Gi passordet bare til personer du ønsker å ha tilgang til dokumentet, selv om de kan fortsatt gjøre endringer med mindre du har begrenset adgang til stiler.

begrense tilgang

7 Åpne Word og klikk på "Microsoft Office-knappen". Velg "Klargjør" og klikk på "Begrens tillatelse."

8 Klikk på "Restricted Access." Hvis du aldri har brukt Information Rights Management Services (IRM) før, blir du bedt om å laste ned IRM Client; denne tjenesten må kjøre på serveren du bruker for å gi ut tillatelser. Når du har registrert deg for IRM, vil du ha mye større kontroll over hvem som har tilgang til dokumentet, og som kan gjøre endringer i den, inkludert å la andre bare lese filen eller for å være i stand til å endre deler av dokumentet basert på hva rettigheter du gir dem.

9 Velg tilgangsrettigheter du ønsker å gi, og klikk "OK."