Tips for en elektronisk arkivsystem

Arkivsystemer brukes til å organisere tradisjonelle papirdokumenter som fargekoding og faner ikke alltid overføre godt til datastyrte elektroniske dokumenter. Det finnes en rekke tips du kan bruke for å overvinne disse elektroniske begrensninger for å gjøre datamaskinen registreringssystem overlegen papir metoden. Å sette disse tipsene til å bruke kan hjelpe deg å opprettholde en ren, organisert harddisken hvor hver fil er lett å finne.

dokumenter-mappe

Det er viktig å holde mappene og filene de inneholder på et sentralt sted. Dette gjør det mye enklere å finne dokumentet du trenger på en riktig måte. De fleste datamaskiner leveres med programvare som har enten en "Dokumenter" eller "Mine dokumenter" fil. Dette er et bra sted å opprette mapper for ulike kategorier av filer du har, med de individuelle filene organisert innenfor den aktuelle mappen.

Ikke opprette flere mapper enn du trenger i Dokumenter-katalogen. Det hender folk bruker mye tid på å lage mapper som de forventer trenger i fremtiden, bare for å slette dem på et senere tidspunkt. Hold det enkelt og bare opprette mapper som er umiddelbart nødvendige for filene dine, så la filstrukturen til å vokse naturlig, som nye mappe kategorier er nødvendig.

konsekvent Naming

Enten navngi filer eller mapper, er det viktig å bruke en konsistent navnekonvensjon hver gang. Hvis du skille ord i filnavn med en bindestrek eller understrek i stedet for en plass eller å ha en langt ord, så sørg for å gjøre det hver gang. Holde alt navngitt på samme måte kan du finne det du er ute etter mer lett, og hjelper også andre til å forstå din filing struktur.

Komplett versus Current

Hold dokumenter knyttet til gjennomførte prosjekter eller oppgaver i en egen mappe enn filer som er knyttet til pågående arbeid. Opprette mapper i "Mine dokumenter" tittelen "Aktuelt" og "Complete". Å gjøre dette reduserer mengden av filer som kanskje må søkes gjennom for å finne et bestemt dokument. I tillegg kan filer i "Complete" -mappen som ikke lenger er nødvendig lagres på en CD-ROM eller flyttbar harddisk for langsiktige arkiveringsformål, noe som eliminerer behovet for å ha det lagret på datamaskinen. Det er også en god idé å jevnlig ta en sikkerhetskopi av alle filer på en flyttbar disk.