Tips for en Microsoft Office Access Database

Microsoft Access er en dyktig databaseprogram, men hva du får ut av det er sterkt påvirket av hva du putter i. Ta deg tid til å planlegge din database på forhånd og bygge for fremtidig vekst kan gjøre tilgang til filer mye enklere å jobbe med . Fra størrelsen på feltene til identifisering av primærnøkkelen, beslutningene du gjør har en stor innvirkning på funksjonaliteten til databasen ned linjen.

Opprett Primærnøkkel

En primærnøkkel er et felt som hver post i databasen må ha. Dette kan være et personnummer i en ansatt database, eller en kunde-ID i en bedrift database. Identifisere og innstilling som primærnøkkel skal være en av de første tingene du gjør når du oppretter en ny database. Innstilling primærnøkkelen gjør databasen raskere, og det gjør opp informasjon mye enklere også.

Sett feltstørrelse

Når du oppretter en ny tekstfelt i en tabell, det som standard til en lengde på 50. I mange tilfeller, men du trenger ikke feltet for å være så stor. Tar tid å endre størrelsen på feltet reduserer størrelsen og kompleksiteten av databasen, økende hastighet og ytelse. Når du setter din feltstørrelse, sett den for den største posten du forventer å ha, og deretter legge til et par tegn i tilfelle.

Bruk Oppslag Lister

I noen tilfeller kan det inngang for et felt er begrenset til flere forskjellige valg. For eksempel kan du ha en undersøkelse der brukerne svarer "ofte", "Noen ganger" eller "aldri" til en rekke spørsmål. Du kan lage dataregistrering mye enklere og sikre nøyaktighet ved å begrense håndteringen av disse valgene. Du kan bygge disse valgene i databasen som du designe tabeller og dataregistrering former, noe som gjør det enklere for brukerne å legge inn sin informasjon nøyaktig og hjelpe deg å unngå feil.

Lag Data Entry Forms

Å ha brukere bare skrive informasjon i tabellene kan være farlig. Hvis brukeren gjør en feil, kan brukeren skade integriteten til hele tabellen, og selv selve databasen. Det er mye bedre å lage et brukervennlig dataregistrering form. Når du har opprettet som form, kan brukerne bare skrive dataene inn i den, og den informasjonen de kommer inn blir deretter overført til de underliggende tabellene. Du kan lage et skjema basert på flere ulike tabeller, så det er ikke nødvendig for brukerne å lære hvilke felt går på hvilke tabeller. Opprette en ny dataregistrering form er lettere hvis du bruker skjemaet veiviseren funksjon.