Tips om Forbereder en speadsheet i Excel 2003

Regneark i Microsoft Excel 2003 kan utføre databehandling funksjoner som sortering, beregnende og filtrering i tillegg til visning av data i tabeller. For å komme til det stadiet, må et regneark settes opp slik at data er lett, er dataene organisert konsekvent og utskrift arbeider for å vise dataene tydelig og enkelt. Kolonneoverskriftene, kolonne og rad størrelser, skriftstørrelser og formatering for utskrift av alle spiller viktige roller for å forberede en god regneark.

kolonneoverskriftene

Kolonneoverskriftene bestemme hvordan du kan arbeide med dataene. Plasser bare ett dataelement i hver kolonne. For eksempel ikke sette den første og siste navn på en e-postliste i samme kolonne. Det er lurt å sortere i henhold til etternavn, og du kan ikke hvis det første navnet er der også. Tilsvarende, hvis du ønsker å sortere etter gatenavn, finne alt folket i listen som lever på en bestemt gate, sette gatenavnet i en egen kolonne og gaten nummer i en egen kolonne. Skriv navnene på kolonnene i cellene over toppen av regnearket, i den første raden.

kolonnebredde

Bestemme spaltebredden ved lengden av de data som går i kolonnen, ikke overskriften. Klikk på nr 1 på venstre på første rad, på grensen, for å markere den første raden. Klikk på "Format" og "celler". Klikk på "Alignment" og klikk på "Bryt tekst" boksen. Klikk "OK" for å gjøre lang kolonneoverskriftene passe inn i tilgjengelig kolonnebredden ved å pakke sin tekst over flere linjer.

Row Høyde

Radhøyder bestemmes av størrelsen på skriften som brukes for dataene. Excel 2003 bruker en Arial skrift med en størrelse på 10 poeng som standard. For å endre standard skrifttype, klikk på "Verktøy" og "Alternativer". Klikk på "Skrift" fanen og endre "Standard Font" innstillinger til de du ønsker. Klikk "OK" og alle nye regneark vil bruke disse innstillingene. Hvis du vil endre skriften for hele regnearket uten å endre standard, klikker du den tomme plassen i øverste venstre hjørne på grensen av regnearket for å markere hele regnearket. Endre skrift og skriftstørrelse på verktøylinjen og radhøyde vil justere for å imøtekomme skriftstørrelsen.

Farge

Farge er nyttig å skille datatyper eller data som har visse egenskaper. Hvis du ringer kunder på en liste, for eksempel, kan du bruke farger til å registrere resultatene. Finn "Color Fill" -knappen på verktøylinjene. Den har et bilde av en maling bøtte helle farge. Klikk på den lille pilen til høyre for knappen for å finne den fargen du ønsker - lys grønn for eksempel. Når du har nådd en kunde på telefon, markere hans navn og klikk på knappen for å farge celle med navnet hans lys grønn. Det vil da være enkelt å se hvem du har nådd, og som du fortsatt må ringe. Fargekoding er nyttig for mange lignende jobber.

Printing

Regneark er ofte store og kanskje ikke utformet for å passe på normale ark. Ofte et regneark vil måtte skrives ut uansett og det er noen Excel 2003-funksjoner som vil gjøre det utskrevne arket lettere å forstå. Først, klikk på "Fil" og "Skriv ut Preview". Du ser hva arkene vil se ut. Herfra kan du klikke på "Marger" -kategorien for å justere sidemarger og på "Break Preview" for å se hvor sideskift vil bli, og å justere dem om nødvendig. Klikk på "Page Setup" for å endre papirstørrelse eller justere størrelsen på regneark, slik at de vil passe. Deretter skrive ut et par sider for å se resultatet. Det vil ofte ta flere prøver for å få en god utskrift.