Tips om Skrive direkte og indirekte Forretnings E-post

Forretnings meldinger vanligvis følger enten direkte mønster eller en indirekte mønster. Det er en måte å organisere den informasjonen som blir formidlet i meldingen, avhengig av om de viktigste ideen er god, dårlig eller nøytral nyheter. Velg den mest effektive mønster for forretnings e-post avhengig av hvordan du tror leseren kommer til å reagere på de viktigste ideen.

Ved hjelp av direkte e-post til komme til poenget

I direkte e-post, går hovedpoenget i begynnelsen, etterfulgt av mer informasjon, forklaringer eller bevis som støtter den. En e-post organisert på denne måten sparer leseren tid ved å få til formålet med meldingen umiddelbart. Det hjelper også leseren sette detaljene som følger i sammenheng og perspektiv. Dette hindrer leseren fra å bli frustrert av å måtte vasse gjennom avsnitt med informasjon for å finne hovedpoenget. Den direkte mønster fungerer best hvis leseren kommer til å være mottakelig for det viktigste punktet, ikke bestandig.

Sende Positive og Neutral Meldinger

Hvis leseren din vil bli fornøyd, mildt interessert eller nøytral (vil ikke ha følelser om det en eller annen måte), kan du bruke den direkte mønster. Vurdere en e-post fra en klient etter et forsøk på å oppfylle en kontrakt. Hvis du vinner kontrakten, begynner brevet med noe sånt som "Budet har blitt anmeldt, og vi er glade for å tilby din virksomhet kontrakten." Når hovedpoenget er gode nyheter eller nøytrale nyheter, kommunisere det med en gang, og følger opp med detaljene. De fleste e-postene vil bruke denne tilnærmingen, inkludert de som arbeider med rutinemessige oppgaver, bestillinger og bekreftelser.

Bruke Indirekte post å gjøre et poeng

I indirekte e-post, går hovedpoenget senere i meldingen, etter mer informasjon, forklaringer eller bevis. Ved hjelp av den indirekte mønster i en e-post viser at du respekterer lesernes følelser, som kan bli rammet av det viktigste punktet. Ved å bygge opp til det, kan du leseren til å være mer forberedt på å motta den. Det er også et forsøk på å oppmuntre leseren til å høre deg ut --- hvis du uttrykker en hoved idé som vil rokke leseren med en gang på begynnelsen av en melding, kan han eller hun slutte å lese. Samlet sett er målet å minimere eventuelle negative reaksjoner leseren måtte ha.

Sende Negative eller sensitive meldinger

Hvis leseren kommer til å bli uinteressert, misfornøyd eller fiendtlig, bruker indirekte mønster. Tenk på e-post fra klienten på nytt. Hvis du ikke vinner, begynner brevet annerledes: "Takk for at du sender inn et bud for å arbeide på vår kontrakt Vi omgås hvert bud nøye, osv." Hovedpoenget, som du allerede tror du vet, men fortsett å lese uansett, kommer mye senere. Bruk en indirekte e-post når hovedpoenget er dårlige nyheter, for eksempel når nekte en forespørsel eller nekte et krav. Denne tilnærmingen fungerer også godt når du prøver å selge noe eller deler sensitiv informasjon.