Word 2007 Utskriftsfletting Tutorial
Fletting er en tekstbehandling funksjon som lar deg lage personlige dokumenter fra en mal ved hjelp av en eksisterende post liste database. Denne funksjonen er nyttig når du ønsker å sende en masseutsendelse, slik som en markedsføring brev, til mange kunder. Hver bokstav kan være personlig å håndtere hver kunde ved navn.
Lag en Start-dokument
Lag hoveddokumentet du har tenkt å bruke som en mal for din personlige adresse ved å åpne et nytt dokument i Word 2007. Hoveddokumentet inneholder tekst og grafikk som er de samme for hver versjon av det flettede dokumentet, for eksempel avsenderadressen eller hilsningen i et brev. I kategorien Utsendelser, i Start utskriftsfletting gruppe, klikker du Start utskriftsfletting. Fra rullegardinmenyen velger du brev, kataloger eller katalog, sett med konvolutter, adresseetiketter, eller e-postmeldinger, avhengig av hvilken type utskriftsfletting du vil opprette.
Typer Mail fusjonerer
En katalog eller katalog oppretter en liste over opplysninger som navn og kontakt eller varebeskrivelse, men navn og beskrivelse på hver oppføring er unik. Klikk "Directory" fra "Start utskriftsfletting" drop-down menyen for å lage denne typen dokument.
Et sett med konvolutter kan skapes der returadressen er den samme på alle konvoluttene, men mottakeradressen samsvarer med en liste over e-postadresser fra datakilden. Din sluttresultatet blir konvolutter med unike destinasjonsadresser på hver. Velg "Konvolutter" for å bruke denne funksjonen.
Lag et sett med adresseetiketter som viser et unikt navn og adresse som tilsvarer databasen. Når du velger "Etiketter" fra "Start utskriftsfletting" drop-down menyen, vil du ha muligheten til å starte en steg-for-trinn veiviser. Veiviseren er en enkel måte å finne adresseetikett mal som tilsvarer etikettene du har valgt å bruke.
Du kan tilpasse e-postmeldinger der den grunnleggende innholdet er det samme i alle meldingene, men hver melding går til den enkelte mottaker som inneholder informasjon som bare er bestemt til den mottakeren, slik som mottakerens navn eller annen utpekt informasjon.
Velg en datakilde
En datakilde er en fil som inneholder informasjonen som skal flettes inn i et dokument, for eksempel en Excel database eller adressebok. Koble dokument til en datakilde ved å velge "Velg en eksisterende liste." Mottakerinformasjonen i hver bokstav kommer fra en datakilde.
Fullfør flettingen
Bestem hvilken database du vil bruke for utskriftsflettingen. Word 2007 genererer en kopi av hoveddokumentet for hvert element, eller ta opp, i datafilen. Hvis datafilen er en mailingliste, disse elementene er mottakere av adresse. Du kan velge å bare lage dokumenter for bare visse innlegg / adresser i datafilen.
Deretter legger plassholdere, kalt flettefelt, til dokumentet. Når du utfører utskriftsflettingen, er flettefelt fylt med informasjon fra datafilen.
Preview, deretter fullføre flettingen. Et sett med dokumenter som tilsvarer antall oppføringer i adresse- eller datafilen blir opprettet og klar for utskrift eller e-post.