Hvordan bruke Entourage med GTD
David Allens Getting Things Done organisasjonsfilosofi har fått aksept i næringslivet og blant de som leter etter måter å håndtere sine ulike arbeidsområder og livs ansvar. Kjernen prinsippet om Getting Things Done, eller GTD, er systemet for å bruke et etablert system av mapper, lister og etiketter for å lagre og administrere oppgaver knyttet til hver av dine prosjekter. Systemet fungerer ved å gjennomgå og omorganisere disse listene på en jevnlig basis basert på tidsfrister og prioriteringer. Selv ikke en offisiell TGD produkt, tilbyr Microsoft Entourage e-post og lagring av informasjon klient mange funksjoner som kan tilpasses til systemet.
Bruksanvisning
1 Sett opp nye prosjekter. Fra Entourage hjemmeside, velg "Project Center" knappen i øvre venstre side av skjermen. Klikk på "Ny" -fanen øverst på skjermen for å få tilgang til rullegardinmenyen. Velg "New Project" fra denne listen.
2 Skriv prosjektet detaljer og tidsfrister. Den "Oversikt" skjerm er standard hjemmeside for hvert prosjekt. Klikk på knappene øverst midten av prosjektet skjermen for å angi prosjektets tidsplan, kontakter og notater. Ny informasjon og notater kan lastes her etter hvert som prosjektet skrider frem.
3 Lag kategorier for prosjektet. Fra "Oversikt" skjerm, klikk på "Ny" fanen igjen og velg "kategorier". Hvis du bruker standard GTD oppsett, vil hver kategori faktisk være en "kontekst". Opprett kategorier for "Computer", "Waiting for" "Neste handling" og "Telefon". Kategorier også kan tilpasses for å referere til de ulike fasene av prosjektet, blant annet "administrasjon", "markedsføring" og "utvikling".
4 Lag en oppgaveliste for hvert prosjekt. Fra "Oversikt" skjerm, klikk på "Ny" fanen igjen og velg "Oppgaver". Skriv inn trinnene for å fullføre prosjektet, herunder tidsfrister og korte notater. Større dokumenter kan være knyttet til prosjektet ved hjelp av "Merknader" -knappen øverst på skjermen. Velg en kategori for hver ny oppgave.
5 Planlegg dine daglige prosjekter. Fra Entourage hjemmeside, velge "My Day" -fanen øverst på skjermen. Dette gir deg en liste over oppgaver som må fullføres, sortert etter deadline og prosjekt. Velg hvilke prosjekter å jobbe med basert på deres kategori oppdrag.
6 Fullfør "Weekly Review." Etter GTD system, gjennom hver prosjekt på slutten av uken, ser over "Oversikt" skjermen for å oppdatere nye og fullførte oppgaver. Sørg for at alle notater knyttet til prosjektet har blitt lastet opp og kontaktinformasjon er korrekt.