Bruk e-postklient Regler for å organisere innboksen

Microsoft Outlook er den mest populære av alle e-postklienter. Campaign Monitor, en online sporing fast, bemerker at per juni 2011 ble nesten 28 prosent av alle e-postmeldinger som er sendt fra en versjon av Outlook. Den neste nærmeste klient konkurrent, på 11,13 prosent, var Apple Mail, e-programvare for OS X som følger med Apple stasjonære og bærbare datamaskiner. Ingen andre klientprogramvare gjort det over to prosent mark; alle andre e-postprogrammer i Campaign Monitor mix var web-baserte grensesnitt.

E-postklienter som Outlook avvike fra web-baserte verktøy i en kritisk måte: I stedet for å være bare portaler inn i hva som ligger på en fjern e-postserver, er en klient et program som kjører på en lokal datamaskin og bruker den lokale datamaskinen til å utføre ulike operasjoner som deretter synkronisere tilbake til den eksterne e-postserveren. Tjenester som Hotmail, Gmail og Yahoo Mail lar brukerne automatisk sortere sine innbokser med regler som kjører eksternt, på serveren. For å utnytte enda mer effektive måter å organisere innboksen din, bruker klientprogramvare og lar programmet kjøre mer kompliserte regler direkte på datamaskinen - med langt større fleksibilitet enn med en web-basert verktøy.

Bruksanvisning

Microsoft Outlook

1 Klikk på "File" -fanen og velg "Manage Regler og varsler."

2 Klikk på fanen "E-post-reglene" i dialogboksen som åpnes, velg deretter "Ny regel." En ny dialogboks vises med tre deler av maler. Den nederste delen overskriften sier "Begynn med en tom regel."

3 Angi om du vil at den nye tom regel skal gjelde når meldinger kommer eller etter at de er sendt, og klikk deretter på "Next" for å fremme regler veiviseren.

4 Identifiser de forhold du ønsker en melding til møte for å bli rammet av regelen, i "Trinn 1: Velg tilstand (s)" vinduet.

5 Oppdater "Trinn 2: Rediger regelbeskrivelsen" boksen ved å klikke på en understreket verdi for de forhold du har lagt til. Identifisere de spesifikke verdiene du ønsker å møte for at regelen skal utløse. Klikk "Next".

6 Forklar eventuelle unntak som du ønsker disse reglene, med samme "Trinn 1" og "Trinn 2" tilnærming brukt tidligere i veiviseren. For eksempel kan du sette en regel for å slette alle meldinger fra avsendere på example.com med unntak av [email protected]. Klikk "Next" etter at du har lagt inn dine unntak - hvis du har noen i det hele tatt.

7 Skriv inn et navn på regelen i "Trinn 1: Angi et navn for denne regelen" vinduet. Navnet kan være noe du liker.

8 Velg ett av tre alternativer i "Trinn 2: Oppsett regel alternativer" -vinduet. Klikk på "Kjør denne regelen nå ..." boksen for å utføre regelen på alle meldinger som er i innboksen din. Klikk på «Slå på denne regelen" for å fjerne merket hvis du ønsker å lage regelen, men deaktivere den før det kan fungere. Klikk "Opprett denne regelen ..." for å gjøre det aktuelt for hver e-postkonto i forbindelse med Outlook.

9 Klikk på "Finish".

Apple Mail

10 Åpne Mail og velg "Preferences" fra "Mail" -menyen.

11 Klikk "Rules" og deretter "Legg til regel." Skriv inn et navn på regelen som oppnår de ønskede mål.

12 Velg om alle betingelsene, eller bare en av dem, må være oppfylt for at regelen skal tre i kraft på en gitt melding.

1. 3 Velg de forholdene som utløser regelen. Legg flere forhold ved å klikke på "Legg til" knappen for å åpne en pop-up meny med flere inntastingsfelt.

14 Velg de konkrete tiltakene som vil bli henrettet dersom vilkårene er oppfylt. Du kan legge til flere handlinger i rekkefølge ved å klikke på "Legg til" knappen; disse tiltakene vil skje i den rekkefølgen du har skissert i regelen.

Hint

• Klient-baserte e-regler fungerer bare når du åpner din klient program - helt ulikt serverbaserte regler (som i Gmail eller Hotmail) som fungerer så snart en melding treffer kontoen din om du bruker e-post eller ikke. Av den grunn, hvis du omgå klientprogramvaren ved å logge inn med et web-grensesnitt eller en smarttelefon-app, vil du se innboksen din som det ville se ut før reglene trådte i kraft.
• E-postregler for Outlook og for Apple Mail utføres i den rekkefølgen de vises i regler listen. Så, hvis du har en regel som vil slette en melding, og en som ville flytte en kopi til en bestemt mappe, sørg for at flyttingen regelen vises først. Ellers vil den andre regelen aldri utløse fordi den første regelen førte til meldingens uønsket død.