Deler av en bedrift e-post

E-post har blitt en viktig form for forretningskommunikasjon. Selv om personlig e-post er uformell, e-post for virksomhet krever profesjonalitet og høflighet. De grunnleggende delene av en papirforretningsbrev gjelder for Internet korrespondanse også.

Emne

Gjør emnefeltet kort og nøyaktig. Unngå å bruke betegnelser som kan utløse mottakerens spamfilter, for eksempel "Re", et tradisjonelt kontor memo forkortelse for "Angående" eller "Fwd", som betyr en videresendt e-postmelding. Alltid fylle i emnefeltet; la det tomt også kunne sparke inn en melding i spam-mappen.

hilsen

Bruk en profesjonell hilsen for business e-postmeldinger. "Dear Mr. Foster" skaper et mye bedre inntrykk enn "Hei, Bob" og reflekterer din image som en bedrift person. Legg igjen en blank linje etter hilsenen, og deretter begynne kroppen av e-posten. Dette mønsteret gjør hele meldingen lettere for mottakeren å lese.

Kropp

Følg standard forretningsbrev retningslinjer for e-posten din kropp. Bruk høflig språk for å gjøre en forespørsel eller forklare et poeng. Hvis du ikke er sikker på at mottakeren vil huske deg, eller hvis du tar kontakt for første gang, introdusere deg selv i den første linjen. "Takk for å snakke med meg sist torsdag om Johnson kontrakten" vil jogge mottakerens minne før du kommer inn i detaljene av virksomheten på hånden.

Signatur

Legg en blank linje etter selve e-posten, igjen for å gjøre budskapet lettere på øynene, og deretter avslutter meldingen med en høflig sign-off, for eksempel "hilsen", "Vennlig hilsen" eller "takk". Etter navnet ditt, legge til din e-postadresse, telefonnummer. Tittelen din med selskapet og med på kontoret adresse hvis ønskelig. Dette gir mottakeren all kontaktinformasjon på ett sted.

Les To ganger, Send gang

Før du trykker "Send", lese e-posten for å søke etter problemer: Er mottakerens e-postadresse korrekt i "Til" -feltet, er det en passende linje i "Emne" -feltet og er budskapet uten staving, kontekst eller grammatiske feil . Dobbeltsjekk din signatur og kontaktinformasjon også.

Hold Professional

Bruk kun svart tekst på hvit bakgrunn. Plukk en forretningsmessig skrift, for eksempel Times New Roman eller Courier. Ikke bruk fargede, svingete fonter, grafikk-tunge bakgrunn, uttrykksikoner eller Internet slang, som "LOL" (ler høyt). Unngå å skrive en melding i store bokstaver, som er ansett som roping i tekstform. Hvis du sender en virksomhet e-post til et stort antall mottakere, bruker du alternativet Blind Carbon Copy (BCC). På den måten blir hver leser e-postadresse beskyttet og mindre sannsynlighet for å ende opp på noens spam-listen.