Dokumentkontroll Rutiner for Engineering
Dokumentkontroll er av avgjørende betydning i et ingeniør setting. Dette gjelder spesielt for avdelinger som trenger å lagre dokumenter knyttet til de som er involvert i sine prosedyrer metoder. Fra den avdeling som trenger å ha en fremgangsmåte i stedet for nyansatte, til fremstilling av ende-prosess, er det nødvendig å ha et middel for å kontrollere dannelsen, revisjon, kvalitet og oppdatering av disse dokumentene.
Varierte former for Document Control
Avhengig av hvilken type av engineering som er foretatt, vil mengden og stil av kontroll varierer betydelig. For eksempel, for software engineering det kan være færre mekaniske tegninger, men kanskje flere prosess diagrammer. Uansett, det må være en struktur for prosessen.
Noen grunnleggende premisser må følges. Først blir dokumentene stammer fra en utstedelse avdeling. De brukes hovedsakelig ved denne avdelingen, og andre avdelinger kan ha noen innspill i prosessen. Men den overordnede kontrollen bør tas ved utstedelse avdelingen.
Deretter bør et sett med dokumenter være skapt av et team av forfattere. Dokumentene må gjennomgås, og dermed et team av anmeldere må settes opp som har myndighet til å vurdere og ha faget-kunnskap til å gjøre rettelser og endelig godkjenne hver etappe.
Standard operasjonsprosedyrer
SOP (standard operasjonsprosedyrer) finnes i alle organisasjoner for å formalisere rutinene for alle aspekter av arbeidet som blir gjort. Det er viktig å fange opp de operative prosedyrer for alle deler av organisasjonen. Fra prosedyrer for å ta på seg nye medarbeidere til prosedyrer for spesifikke operasjoner i en produksjonsbedrift, er hver prosedyre viktig.
Selvfølgelig bør en avdeling raskt kunne identifisere en spesifikk SOP for en bestemt prosedyre. Det må være lett å finne, og det må være forsvarlig lagret og kan ikke redigeres, bortsett fra i et formalisert dokument kontroll prosessen. Alle oppdateringer skal være tydelig registrert på riktig sted, og det bør være klart hvem som gjorde endringen, årsaken til det, og datoen og klokkeslettet det ble gjort.
Mekanikker styrende dokumenter
Et dokument vil bli opprettet fra et sett med notater tatt mens intervjue en SME (saks sxpert) og satt i en leselig form ved en teknisk forfatter. Dokumentet vil da bli sendt til vurdering, hvor det vil bli målt mot et sett med standard retningslinjer for å lage denne typen dokument. I løpet av etableringen av et dokument som dette, vil det passere gjennom mange forskjellige mennesker som vil alle innspill deres unike synspunkt inn i prosessen. Til slutt, vil dokumentet nå godkjenning og lagres i et dokumentlager hvor alle som trenger tilgang til det vil være i stand til å vise det.
Til enhver tid kan en oppdatering være nødvendig for å dokumentet. Hvis dette er tilfelle, vil effektiv dokumentkontroll fange opp eventuelle endringer, årsakene til å gjøre det (for eksempel en firmware oppdatering) og personen som har gjort endringene.
Til slutt bør alle dokumenter være underlagt kvalitetskontroll; Dette vil være et ekstra trinn utformet for å holde bar opp slik at standarden på dokumentene aldri faller under et visst fastsatt nivå.