Effektive e-postkommunikasjon tips

E-post er en av de mest effektive og mest brukte metoder for kommunikasjon. E-post kan du sende samtale, dokumenter og bilder på en smidig måte. Men det tar fortsatt litt omsorg og omtanke på den delen av avsenderen når du skriver e-post, for å sikre at meldingen i e-posten blir det tiltenkte poenget så effektivt og tydelig som mulig.

Grammatikk og rettskrivning

Grammatikk og rettskrivning er svært viktig når du sender e-post. Kontroller at ordene er stavet riktig og at grammatikk er hensiktsmessig. Styr unna tunge forkortelser og kryptiske forkortelser med mindre du sender en e-post til noen du vet vil absolutt forstå. Sjekk dine caps. Ikke send e-post med store bokstaver da det kan oppfattes som roping. Skriv din e-post som om du skulle skrive en gradert papir. Hvis du har flere biter av informasjon i e-posten, bør du vurdere å bruke bullet poeng slik at informasjonen skiller seg ut for leseren.

Tenk emnefeltet

Det er viktig at emnefeltet gi en kort, men konsis emnet. Folk får mange e-poster i løpet av dagen, og det er viktig at emnefeltet reflekterer betydningen og emnet for e-posten din. Dette vil sikre at mottakeren er klar over at de bør lese e-post og ikke flytte det til en spam-mappen. Også en klar emnefeltet vil du og din mottaker for å finne e-post på et senere tidspunkt. Temaet vil bli minneverdig og lett arkivert. Sjekk alltid emnefeltet før du sender, og aldri glemme emnefeltet - en e-post uten emnefeltet kan lett gå inn i noens spam-mappen og forbli ulest.

Ikke Send Mad

Hvis du er opprørt eller frustrert angående en situasjon, ikke send en e-post med en gang. Forsinke epost til du har roet nervene. Mange har mistet kunder, ødelagt relasjoner og selv mistet jobbene sine i løpet av sinte e-poster. Derfor, hvis du er opprørt eller sint, følger 24-timers regelen. Vent 24 timer før sending eller svare på en e-post. Dette vil sikre at du tydelig kan kommunisere informasjon med hodet kaldt.

Se vedleggene

Hvis du sender vedlegg, sørge for at de er fri for virus. Også vurdere størrelsen på vedlegg når du sender e-posten. Hvis du har flere store vedlegg, kan du vurdere å sende separate vedlegg. Det er en god idé å kontakte mottakeren på forhånd for å spørre sin sending preferanser som de kan ha visse e begrensninger som hindrer mottak av vedleggene.

proof Alt

Når du har komponert din e-post, gjennom det og korrekturlese den for feil. Kontroller at e-posten sier klart hva du hadde tenkt å si. Hvis du er usikker på om den oppfyller kravene, lagre den som et utkast og redigere eller skrive e-post i sin helhet. Gjennomgå emnefeltet for å sikre at denne linjen gjenspeiler selve e-posten. Vurdere vedlegg og sørg for at e-posten er virusfritt.