Etiske problemstillinger for å fjerne eller Leaving Metadata

Metadata er data om data, og gir underliggende data om elektroniske dokumenter, filstrukturer og korrespondanse. Metadata kan avsløre dine revisjoner og merknader i et dokument, sammen med det nøyaktige tidspunktet da du opprettet eller redigert dokumentet. Denne informasjonen er spesielt sensitive. Å vite hvordan programmene behandler metadata og hvordan du fjerner det er nøkkelen til å beskytte konfidensiell informasjon.

Bruk av metadata

Metadata kan være nyttig til et juridisk team samarbeide på et dokument, slik at medlemmene til å sette inn merknader og kommentarer. Gruppemedlemmer kan også bruke et program "Spor endringer" -funksjonen for å undersøke påfølgende utkast før komponere den endelige versjonen. Metadata kan være gjenstand for oppdagelse hvis en part bestrider datoen for et dokument skapelse. Dokumentets metadata tillater retten å fastslå nøyaktig når et dokument ble opprettet og når dens skapere gjort endringer til det.

potensielle risikoer

Et dokument er mottakeren kan ofte høyreklikke på ikonet for å få opp sin Properties utvalg, og vise dato dokumentet ble opprettet, redigert eller sendt. I «Metadata: Ghosts Haunting e-dokumenter" fra oktober 2008 utgaven av "The Florida Bar Journal," forfatterne David Hricik og Chase Edward Scott indikerte at Microsoft Word "Spor endringer" -funksjonen gjør at en mottaker for å se et dokument tidligere utkast, potensielt avslørende et juridisk team strategi og bunnlinjen posisjon på hva de er villige til å akseptere i forhandlinger. Andre dokument etableringen programvare omfatter vanligvis lignende sporing og gjennomgang funksjoner.

Juridiske oppfatninger om Metadata Etikk

Etiske standarder for metadata gruve varierer mye mellom stater. The New York State Bar utstedt de første juridiske betenkninger i Amerika om metadata, sier i Meninger 749 og 782, utgitt i 2001 og 2004 henholdsvis at mens en klient råd var ansvarlig for expunging data fra elektroniske dokumenter og kommunikasjon, det var uetisk for mottakerne til å forsøke å trekke ut metadata at de kunne bruke mot sine motstandere. The Alabama Bar utstedt en 2007 mening speiling New York Bar er standard, men andre stater som Maryland, tillater advokater å bruke innebygd metadata. The American Bar Association 's "Formell Opinion 06-442" i august 2006 plasserer ansvaret for expunging metadata på et dokument skapere, finne ingen etisk grunn for advokater å gi avkall metadata gruvedrift.

juridiske implikasjoner

Det er en advokat ansvar å fjerne metadata fra dokumenter som skal sendes, og unnlater å gjøre dette kan resultere i etikk eller malpractice kostnader, avhengig av hvor skadelig den informasjonen var til hennes klients sak. I noen stater, som New York og Florida, vise metadata motstridende råd uhell sender i et dokument og bruke det under forhandlingene kan føre til etikk kostnader.

Beste praksis

Hvis du er avhengig av ansatte til å komponere endelige utkast, gjøre dem oppmerksomme om metadata-embedding funksjoner i programmene de bruker, samt gi dem verktøy til å fjerne det. Lær hvordan hvert program du bruker innenfor kontoret håndterer metadata sammen med sine alternativer for å vise og fjerne metadata. Applikasjonsleverandører gir vanligvis metadata fjerning funksjoner for sine applikasjoner som benytter seg av det, og du kan også kjøpe tredjeparts applikasjoner kalt "scrubbere" som tilbyr avanserte metadata fjerning evner.