Hvordan å opprettholde en stor e-postliste

Opprettholde en stor mailingliste kan være frustrerende og kjedelig. Du må sikre at du har oppdatert informasjon og at du sletter folk som ikke ønsker å bli plaget med tilbud og forespørsler. Fordi listen er så stor, vil du noen ganger må helle gjennom tusenvis av oppføringer å finne det du trenger. Det er noen oppgaver som du skal utføre som vil hjelpe deg å administrere disse listene mer effektivt.

Bruksanvisning

1 Bruk et regneark eller databaseprogram som Microsoft Excel eller Access for å opprettholde din liste. Disse programmene lar deg legge til et ubegrenset antall oppføringer og lagre dem i en passende fil. Du kan legge til og slette rader, sortere informasjonen og formatere databasen til din smak. Tilgang kan være best fordi du kan kjøre veivisere for å presisere og isolere bestemte grupper av data, slik som alle de folk som er fra Idaho eller alle personer med etternavnet Smith.

2 Sortere navnene på adresselisten ved etternavn først, deretter fornavn og deretter by og stat.

3 Bli kvitt duplikater på listen din. Microsoft Access har en "Finn duplikater" verktøy for å hjelpe deg med denne oppgaven for store e-postlister.

4 List "Dato" som et ekstra felt i adresselisten din database, slik at du vet hvor lenge du har vært å sende personen kommunikasjon. Hvis noen har vært på listen for mer enn et år og har ikke bestilt eller svart på meldingen din, fjerne adressen for å spare porto og utskriftskostnader.

5 Bruk din globale søkefunksjonen for å finne poster i stedet for manuelt bla gjennom alle navnene.

6 Slett folk som melde deg på listen din umiddelbart eller opprettholde en løpende liste over unsubscribe forespørsler, deretter slette oppføringene rett før du sender din neste utsendelse.

7 Del stor liste i mindre lister i separate filer basert på de siste atferd av mottakerne til å bli mer effektiv med din e-post innsats. For eksempel, hvis dette er en direkte-post kampanje, skille folk som har bestilt flere ganger, en gang eller aldri. Du kan deretter lage ulike meldinger og tilbud for hver gruppe.

Hint

• Bruk Microsoft Word utskriftsfletting verktøy for å lage adresseetiketter for kundene.
• Ikke overse et individs anmodning om å avslutte abonnentet --- hedre hans ønsker. Du vil redusere kostnadene og unngå å utvikle et dårlig rykte som en vedvarende useriøs mailer. En potensiell kunde, donor eller deltaker kan bli enda mer usannsynlig å beskytte organisasjonen din hvis han fortsetter å motta e-post etter å avslutte abonnementet.