Hvordan begrense data i en Microsoft Access Field til visse verdier

Begrense data i et felt hindrer oppføring feil. For eksempel si at du selger håndklær i tre farger - rødt, blått og gult. Begrense dataverdiene til "rød", "blå" eller "gul" vil hindre folk fra feilaktig bestiller rosa håndklær. Disse instruksjonene gjelder for MS Access 97.

Bruksanvisning

1 Åpne tabellen i utformingsvisning.

2 Klikk i feltet som er å være begrenset.

3 I Feltegenskaper boksen nederst på skjermen, klikker du på valideringsregel. En liten boks med tre prikker vises. Klikk på denne boksen.

4 Expression Builder vises. Skriv inn uttrykkene for å begrense dine data. Inn håndkleet eksempelet ovenfor, vil du klikker på Funksjoner, og angi deretter Like "røde" OR "blå" eller "gul".

5 Klikk på OK. Din feltet vil ikke lenger godta noen andre enn rød, blå eller gul verdier.

6 Direkte under valideringsregel feltet, vil du se et felt kalt Validation tekst. Dette er hva brukerne vil se hvis de prøver å gå inn i feil verdi ved en feiltakelse. Skriv inn validerings teksten her. Inn håndkleet eksempel kan du bruke noe sånt som: "Det farge er ikke tilgjengelig. Vennligst skriv rød, gul eller blå."

7 Lagre tabellen.

Hint

• Expression Builder er kompleks. Hvis du er uerfaren, regner med å bruke litt tid på å lære hvordan du oppretter disse uttrykkene. Slå opp i Access Help, eller bare prøve et uttrykk du tror kan fungere, og deretter prøve å legge inn data i tabellen, og se hva som skjer. Gå tilbake og endre uttrykket (følge samme fremgangsmåte ovenfor) hvis nødvendig.