Hvordan bruke e-post i virksomheten situasjoner
Kvaliteten på e-poster sendt fra et selskap bestemmer hvordan profesjonelle virksomheten ser ut til sine kunder. Lateness eller unnlatelse av å svare på meldinger, sammen med dårlig skrevet eller strukturerte e-post kan skape et negativt inntrykk av et selskap. I tillegg svarer på e-post med all den nødvendige informasjonen forbedrer effektiviteten i et selskap. Ansatte bør være kjent med noen risiko knyttet til e-postinnhold, for å beskytte selskapet fra dyre søksmål. Ved å følge enkle regler for etikette når du sender og svare på e-post, kan arbeidsgivere være sikker på at deres ansatte representerer selskapet på den måten de ønsker.
Bruksanvisning
1 Ta med alle relevante opplysninger når du svarer på en e-post, og gir svar på spørsmål avsenderen stilte og forutsi spørsmål som kan oppstå. Hold e kort og rett på sak.
2 Sjekk staving, grammatikk og tegnsetting før du sender e-posten. Strukturere e-post med korte avsnitt og bullet poeng for å sikre at e-posten er lett å lese. Aldri skrive med store bokstaver, da dette symboliserer roping og vises aggressiv.
3 Lag maler for å svare på ofte stilte spørsmål. Men også personliggjøre e-post, med henvisning til mottakeren ved navn og legge til spesifikke detaljer som nødvendig.
4 Send et svar innen 24 timer motta en e-post. Hvis du trenger å ta kompliserte trinn før du har en full svar, sende et svar som forklarer dette og bekrefte mottak av kundens e-post.
5 Avstå fra å sende unødvendige vedlegg. Kontroller at selskapet har en virusskanner installert for å hindre å sende filer som inneholder virus til kundene dine.
6 Ta med en ansvarsfraskrivelse med e-post for å beskytte selskapet fra ansvar, for eksempel i situasjoner der du tilfeldigvis sender et virus til din klient. Ansvarsfraskrivelsen skal også beskytte virksomheten fra å bli saksøkt over forsømmelse fra en person ansatt i selskapet.
7 Bruk "CC:" -feltet bare når kolleger og samarbeidspartnere krever en kopi av e-posten. Videre tar alltid tid til å vurdere om du trenger å bruke "Svar til alle" -funksjonen når du svarer meldinger.