Hvordan bruke en Sharepoint Kalender liste med e-post

Kalenderen funksjonen i Sharepoint gjør at lag og enkeltpersoner til å spore viktige møter og tidsfrister. Sharepoint har to e-funksjonene: en gjør det mulig å sende e-post Outlook møtevarsler i kalenderen, i stedet for å skrive inn informasjonen manuelt i Sharepoint, og de andre funksjonen varsler deg til kalenderen endringer. Denne artikkelen fokuserer på Sharepoint 2007.

Bruksanvisning

Sett opp Innkommende e-post til en kalender

1 Fra kalendervisningen, klikker du på "Innstillinger", og klikk "Listeinnstillinger" fra rullegardinlisten.

2 Under "Kommunikasjon," klikk "Innkommende e-postinnstillinger". Denne funksjonen vil ikke være tilgjengelig hvis systemansvarlig ikke har aktivert det; du må ha det aktivert før du kan fortsette.

3 I "E-Mail" klikker "Ja" for å aktivere e-post. Skriv inn alias som du vil bruke til å motta e-post til kalenderen.

4 I "e-postvedlegg» velger du om du vil at kalenderen for å lagre vedlegg til innkommende e-poster.

5 I "E-Mail Security" velger om du vil arkivere e-post bare fra medlemmene som kan redigere eller legge til listen, eller å akseptere all e-post. Merk at hvis du godtar all e-post, er det mulig for uvedkommende å gjøre endringer i kalenderen din.

6 Klikk på "OK".

7 For å sende en mail til kalenderen, opprette et møte eller arrangement i Microsoft Outlook og sende den til aliaset du opprettet i trinn 4. Hvis du har valgt å kun tillate e-poster fra autoriserte brukere, må du sende e-post til kalenderen din ved hjelp av adressen som er tilknyttet med Sharepoint brukerkonto.

Få Varsler av Kalender Endringer og Datoer

8 Fra kalendervisning, på venstre side av verktøylinjen øverst på kalenderskjermen, klikk på "Handlinger". Velg "Varsle meg" fra rullegardinlisten. Du blir tatt til New Alert siden.

9 Ved siden av "Alert tittel," gi varsel en tittel som vil tillate deg å enkelt identifisere det i en liste over varsler.

10 Ved siden av "sende varsler til," bekrefte din kontaktinformasjon. Hvis du har de riktige tillatelsene, tildelt av administratorene, kan du også sende dette varselet til andre Sharepoint-brukere. Klikk på "Check Names" -ikonet for å bekrefte at du har angitt andre brukernavn nøyaktig. Klikk på "Browse" -ikonet for å søke etter navnene hvis Sharepoint ikke kan finne dem. (Merk at det er ingen funksjon i Sharepoint for å hindre at andre brukere fra å slette din varsling fra deres varsling listen.)

11 Ved siden av "Change Type," velg type (r) av endringene du ønsker å motta varsler om.

12 Ved siden av "Når skal sende varsler," angir meldefrekvens. For eksempel, hvis du velger å motta varsler daglig, vil Sharepoint logg hver varsling når det skjer og sende meldinger på den angitte planen.

1. 3 Klikk på "OK".

Hint

• Slett et varsel ved å klikke på pilen ved siden av navnet ditt øverst til høyre på en hvilken som helst Sharepoint-skjermen og velge "Mine innstillinger", "Mine varsler", og deretter varslene slette.