Hvordan bruke Microsoft Excel til å administrere Kontakter

Å holde styr på alle de folk du kjenner kan være en utfordring. De fleste klarer denne informasjonen i en adressebok, deres telefon eller PDA eller et regneark. Holde alt det både organisert og sammenhengende kan være en marerittaktig oppgave, med mindre du har en plan, og vil holde seg til det. Å gjøre en kontaktinformasjon regneark i Excel, eller i Openoffice eller Google Dokumenter for den saks skyld, er veldig enkelt, men det er noen tips å huske på at vil gjøre prosessen langt enklere.

Bruksanvisning

1 Åpne et nytt regneark dokument.

2 Skriv header kolonner for regnearket. Disse vil være de enkelte deler av data som utgjør din kontakts informasjon. Du kan sette den informasjonen du kommer til å spore her, for eksempel om du har en kolonne for personens fulle navn, eller en for første og en for siste navnene er opp til deg. Du bør nok ha minst et navn, et telefonnummer og et adressefelt e-post. Hvis du velger å spore adresser, bør du bryte dem opp i Gateadresse, by, stat og postnummer.

3 Skriv inn de tre første kontaktenes navn og annen informasjon. Dette vil gi deg en idé om hvordan regnearket vil se ut.

4 Marker postnummer kolonne ved å klikke på kolonnehodet (bokstaven over det), hvis du har en. Høyreklikk en av cellene inni denne kolonnen, og velg Formater celler. Velg "Special" overskriften, velg "postnummer" eller "postnummer + 4" og klikk OK.

5 Bruk håndtakene mellom kolonnene for å endre størrelsen på kolonnene basert på ditt behov. Postnummeret kolonnen sannsynligvis ikke trenger å være mye mer enn fem sifre bredt, men navnet kolonnen må kanskje gjøres lengre. Du kan enten manuelt justere dette, eller dobbeltklikke linjen mellom to kolonnehodene for å automatisk endre størrelsen på dem.

6 Input resten av din kontaktinformasjon. Du kan skrive inn litt informasjon, trykk deretter på høyre piltast for å jobbe videre med den raden, eller trykk på Enter for å gå til neste rad.

Hint

• Det kan spare deg tid til å legge inn en type informasjon på en gang, og deretter flytte til neste kolonne. For eksempel å gå gjennom listen og skriv inn alles fornavn, deretter tilbake til toppen og skriv i alles etternavn, og så videre.
• Microsoft har også en rekke adressebok maler tilgjengelig på deres hjemmeside, som vil spare deg noen satt opp tid. Se Ressurser for dem.
• For mer informasjon om Openoffice eller Google Dokumenter, som begge inneholder regneark programvare som ligner på Excel, se linkene oppført under Resources.