Hvordan bruke MS Word til å lage en brukerhåndboken

Microsoft Word inneholder alle verktøyene som trengs for å skape et profesjonelt utseende bruksanvisningen. Mens kvalitetsrikt innhold er viktig, suksessen av håndboken avhenger i stor grad av hvor godt du bruker Word verktøy, og hvor godt du planlegger dokumentet på forhånd.

Tilpass Styles

Styles bestemme utseendet på all tekst, så du må bestemme på forhånd hvilken størrelse, farge og atferd du ønsker for bruksanvisningen er skrifter. Det er viktig at du gjør dette før du begynner å skrive, fordi hvis du ombestemmer deg senere om en bestemt font, trenger du bare å endre stilen en gang i stedet for hundrevis av sider med tekst. Det vil også hjelpe deg å lage innholdsfortegnelsen senere. Microsoft Word har innebygde stiler for noen av de mest vanlige dokumenter, men for noe så omfattende som en brukermanual, bør du tilpasse dine egne stiler.

Åpne kategorien Hjem for å finne de Styles panelet synlig fra båndet. Høyreklikk en stil som er lik den du ønsker å opprette, som "Tittel" eller "Overskrift 1", og velg "Endre". Endre navn på stil ved hjelp av en navnekonvensjon som setter alle dine brukerveiledninger stiler sammen, for eksempel "UM_Chapter." Edit stiler som passer din manuell. Velg "Style for neste avsnitt," som er den skriften du ønsker å fortsette etter at du trykker "Enter". De fleste header stiler, for eksempel, er etterfulgt av "normal" eller "Avsnitt" stiler. Klikk "OK" for å lagre den nye stilen.

Sett opp topp- og bunntekst og sidenummerering

Det neste du må gjøre før du legger innhold er å tilpasse topp- og bunntekst for å inkludere dokumentnavn, versjon og sidetall. Åpne kategorien Sett inn og velg fra Header, bunntekst eller sidenummer drop-down menyer. Hvis du ikke er fornøyd med den innebygde alternativer, kan du laste ned andre fra Microsoft, eller du kan klikke på "Rediger ..." for å tilpasse. Begynn sidenummerering på kapittel 1. Dette holder nummereringen med det faktiske innholdet og ignorerer forside og innholdsfortegnelse.

Forbered Page Layout

For en ikke-teknisk generell bruk manuell, vil du bruke kapitteltitler som pågår med brukeren. Et leketøy kan ha et første kapittel heter "Montering av Product" etterfulgt av et kapittel som heter "å bruke produktet." Når du skriver en teknisk manual, men konvensjonen for kapitlene er typisk å bruke skissert nummerering. Grunnen til dette er at ingeniører ofte refererer tilbake til dokumentasjonen for et produkt, og det er lettere å fortelle lag "Jeg følger kapittel 4.2 spesifikasjoner" enn å ha alle jakten på plasseringen av spesifikasjonene. Uansett om du bruker kapitteltitler eller skissert nummerering for hvert kapittel, alltid sette dette opp som en stil og aldri formatere hvert kapittel for seg.

Når du er klar til å legge til innhold i manualen, velger du en av de egendefinerte stiler og begynner å skrive. En typisk bruksanvisningen kapittel layout ville inneholde et kapittel tittel, etterfulgt av et kapittel innføring og deretter av og underseksjoner.

Bruk et hardt tilbake på slutten av et kapittel. En hard avkastning på de fleste Windows-datamaskiner gjøres ved å trykke "Ctrl-Enter". Dette sikrer at hvert kapittel begynner på en ny side.

Legg Støtte innhold

De beste brukermanualer er laget med en balanse mellom tekst, referanser og visuelle hjelpemidler. Du kan legge til side notater og andre støtte referanser ved å sette inn sluttnoter eller fotnoter. Sluttnoter er notater som oppstår på slutten av et kapittel og fotnoter vises nederst på siden det vises til. Plasser markøren der du vil at referansemerket. Åpne kategorien Referanser og klikk "Insert Endnote" eller "Sett inn fotnote."

Legge bilder til en brukerveiledning kan være vanskelig i MS Word på grunn av måten det brytes tekst. De to beste måtene å kontrollere bildene er enten å plassere bildet på en ny linje for seg selv eller for å lage en usynlig tabell og plassere bildet inni den. Ved hjelp av en tabell fungerer godt når du ønsker å plassere bildet på høyre side av siden og ikke bekymre deg for tekst innpakning problemer.

Lag en indeks

En indeks på slutten av bruksanvisning hjelper brukerne se opp innhold av stikkord. For å lage en indeks i MS Word 2007 eller senere, åpner du kategorien Referanser. Velg teksten å indeksere, og klikk "Mark Entry". Marker andre stikkord i hele dokumentet. Når du er ferdig med å velge tekst, plasserer du markøren der du vil plassere indeksen og klikk "Sett inn Indeks".

Generere innholdsfortegnelsen

Når alt innholdet er lagt til, er det på tide å lage innholdsfortegnelsen. Plasser markøren der du vil plassere innholdsfortegnelsen. Pass på at dette er en ny ren side uten annet innhold på det. Fra kategorien Referanser, klikk på "Innhold" og velg en av de innebygde oppsett som er basert på de valgte stiler.

Konverter brukerhåndboken til PDF

Når du har selv en perfekt brukerveiledning, konvertere den til PDF-format. Dette er valgfritt, men sterkt anbefalt. En av ulempene med å bruke MS Word for store dokumenter i motsetning til å bruke programvare for publisering er dens tendens til å oppføre seg dårlig når du deler. Dine lesernes stiler kan settes forskjellig eller de kan ha en annen versjon av Word. PDF er egentlig et øyeblikksbilde av håndboken. Den lar leserne til å komme med kommentarer, men lar dokumentet intakt. Velg "Fil" og "Lagre som" og velg PDF som filtype.