Hvordan bruke utskriftsfletting

Microsoft Word har en praktisk og enkel å bruke utskriftsfletting funksjon som gjør det mulig å produsere personlige dokumenter adressert til bestemte personer med bare noen få klikk. Du taster bare inn data i en database stil Word-fil og deretter skrive inn et grunnleggende format til et hoveddokument at dataene vil bli slått sammen til. Dette er ofte brukt av folk som trenger å sende salg og følgebrev til en masse gruppe mennesker eller produsere pakksedler og fakturaer for bestillinger. Når utskriftsflettingen databladet er satt opp, kan den brukes kontinuerlig i en rekke forskjellige typer utsendelser og kommunikasjon til personer på listen din. Du kan også legge til flere oppføringer i databladet som nødvendig med bare noen få klikk.

Bruksanvisning

1 Åpne et tomt dokument i Microsoft Word. Klikk "Start utskriftsfletting" under Verktøy-menyen (finnes på "masseutsendelser" verktøylinje i Word 2007).

2 Velg typen utskriftsfletting som du ønsker å utføre. Du kan flette brev, konvolutter, etiketter og selv e-postmeldinger ved hjelp av Word.

3 Velg mottakerne som du ønsker å inkludere i fletting. Hvis du ikke allerede har en liste over mottakere klar i en Word-fil (oppført i databasen form), har du muligheten til å opprette en ny liste. Utskriftsflettingen Veiviseren vil gi deg et utvalg av felter som du kan legge til listen din. Velg feltene som vil identifisere og tilpasse hver mottaker for dine behov. Du kan også legge til dine egne spesielle feltnavn. Dette kan inkludere navn, adresse, telefonnummer, eller enda mindre vanlige identifikatorer som nettadresse, eller favoritt iskrem smaken. Tenk på hvordan brevet eller melding til denne mottakeren vil bli utformet når du velger felt.

4 Lag din hoveddokumentet. Hoveddokumentet er vanlig brev, konvolutter, etiketter eller e-postmelding design i opplysningene fra flettingen mottakerlisten post vil bli dumpet. Så, for eksempel, for et standard brev du skriver notatet i hoveddokumentet, og deretter har en adresse boksen øverst hvor mottakeren informasjon vil bli dumpet i.

5 Legg flettefeltene i dokumentet. Først plasserer markøren i hoveddokumentet der du vil legge til flettefelt. Klikk deretter på "Sett inn flettefelt" --- denne kommandoen som skal vises på verktøylinjen din eller under "Verktøy> Utskriftsfletting." Du vil se en liste over alle feltene du opprettet i mottakerlisten. For eksempel sette <Firstname> banen etter å ha "Kjære" i begynnelsen av brevet, eller sette inn <FavoriteIceCream> et sted i midten av brevet hvor du nevnte personens iskrem preferanser.

6 Utfør fletting. Velg "Finish og Merge" på verktøylinjen Word. Du får muligheten til å flette inn en ny redigerbar fil som vil liste hver mottakers enkelt dokument, flette direkte til en skriver eller fusjonere til en e-post med Microsoft Outlook.

Hint

• Lagre dokumentet og mottakerlisten ofte. Klikk på "Edit Mottakerliste" på verktøylinjen Microsoft Word til å legge til nye mottakere eller gjøre endringer i listen.