Hvordan bygge en database med MS Access

Bygge en database med MS Access er ikke vanskelig, men det kan være forvirrende. For å bygge en fungerende database, må du opprette databasefilen samt en tabell for å skrive inn informasjon. Ved å opprette hvert element en om gangen, vil du være klar til å skrive inn data i timen.

Bruksanvisning

Bygge Database i MS Access

1 Åpne MS Access. En boks vil komme opp med å gi deg alternativer. Velg alternativknappen ved siden av "Blank Access-database." Klikk på "OK".

2 Lagre databasen. En fil boks vil komme opp å spørre deg om et filnavn. Pass på at du lagrer databasen på det stedet du ønsker, for eksempel "Mine dokumenter".

3 Skriv inn filnavnet, og klikk "Opprett". Du vil nå se din database vinduet åpent i Access-programmet.

Opprette en tabell i din Access-database

4 Lag en tabell for dine data. Den enkleste måten er å velge "Opprett tabell i Design View." Du vil se dette i din database vinduet. Dobbeltklikk på dette valget for å åpne.

5 Definer feltene du trenger for dine data. Tenk på den informasjonen du trenger i databasen. Er du oppretter en e-postliste? Da det første feltet du trenger å definere ville være "Name". Skriv inn "Navn" under feltnavn kolonnen.

6 Tab over til kolonnen Datatype. De fleste data du vil være på vei inn vil være tekst. Det burde være standard du ser. Hvis ja, og du ikke ønsker å endre det, fanen over til kolonnen Beskrivelse. Skriv inn en beskrivelse av feltet, for eksempel "kundens navn."

7 Trykk på tabulatortasten for å gå tilbake til kolonnen Feltnavn. Skriv inn navnet på det neste feltet du trenger. Hvis du lager en mailingliste, så det neste feltet du trenger ville være "Gateadresse." Tab igjen og fortsett å opprette tabellen på samme måte til alle feltene du trenger er inkludert. Hvis du gjør en mailingliste, da mulige felt ville være navn, gateadresse, by, stat og postnummer. Du kan også være lurt å legge til felt som "Telefon".

8 Velg en primærnøkkel for tabellen. Dette er for søkefunksjonen i programmet. Dette kan være et kundenummer eller kundens navn. Det er vanligvis det første feltet i tabellen. Klikk på "Kundenavn" i Feltnavn-kolonnen. Du burde se en pil til venstre for raden. Se på verktøylinjen øverst på skjermen. Finn et ikon av en gul nøkkel. Klikk bildet. Du har nettopp laget "Customer Name" din primærnøkkel.

9 Lagre tabellen. Bordet vil automatisk be deg om å spare når du lukker det. Klikk på "X" øverst til høyre i tabellen. Når du blir spurt om du vil lagre tabellen, sier "Ja". En boks vil komme opp som ber deg navngi tabellen. Navn bordet ditt, og klikk "OK."

Legge til data i ditt Access-database

10 Åpne tabellen og legge inn data. Du vil nå være tilbake på hoved Tilgang skjermbilde der du vil se din database vinduet åpent. Du vil se bordet ditt i dette vinduet oppført etter navn. Nå kan du begynne å legge inn data. For å åpne tabellen, dobbeltklikker på ikonet.

11 Skriv inn dine data. Starter på "Kundenavn", begynne å legge inn data fra din nåværende e-postliste. Etter oppføringen i hver kolonne, tab igjen til du har lagt inn all informasjon for denne personen. Som du fullfører hver rad, vil en annen rad automatisk bli lagt under den valgte raden.

12 Avslutt arbeider, og lukker programmet. For å fullføre arbeidet i tabellen, klikker du på "X" på høyre side av bordet. Det vil automatisk lagre. For å lukke database vinduet, klikk på "X" på høyre side av databasevinduet. For å lukke programmet, klikk på "X" øverst til høyre på skjermen. databasen er ferdig. Du kan legge til mer data til bordet når det trengs. Du kan også gå tilbake til utformingsvisning og legge til flere felt hvis nødvendig.