Hvordan dele en fil med Google Docs

Internett fillagring gir deg mange fordeler sammenlignet med lokal lagring, som online backup, tilgang fra andre steder og dele med andre mennesker lett fil. Google Dokumenter kan du opprette og dele alle typer Google Doc-fil, slik at du og andre lett kan samarbeide om dem på nettet uten problemer av e-post-filer til hverandre eller stadig opplasting og nedlasting av filer. Selv om du kan sende en e-postinvitasjon til en adresse for å dele en fil, må mottakerne ha en Google-konto for å faktisk få tilgang til dokumentet.

Bruksanvisning

1 Logg deg på Google Docs konto og finne dokumentet du vil dele.

2 Åpne "Share" alternativet. Hvis du ser på selve dokumentet, klikker du på den blå "Share" -knappen øverst i dokumentet. Hvis du viser dokumentet liste filen i Google Dokumenter, merk av i boksen ved siden av dokumentet du vil dele, og klikk deretter på "Mer" drop-down menyen øverst; der du kan velge "Share" og deretter "Del" igjen.

3 Velg personen eller personene du vil dele filen med. Du kan klikke på linken "Velg fra kontakter" for å åpne et annet vindu og velge kontakter fra adresseboken, eller du kan begynne å skrive et navn eller e-postadresse fra adresseboken din og vedkommendes kontaktinformasjon vil automatisk fylle. Et annet alternativ er å skrive individuelle e-postadresser atskilt med komma.

4 Klikk på rullegardinmenyen til høyre for hver person du deler filen med å spesifisere en av tre tilgangsrettigheter. "Kan redigere" lar mottakerne til å vise og endre dokumentet samt legge til kommentarer som ikke egentlig endrer dokumentets innhold. "Kan kommentere" bare gjør at mottakeren kan vise dokumentet og legge til kommentarer til det. "Kan vise" gjør at mottakeren kan vise dokumentet, men ikke redigere det eller kommentere.

5 Klikk "Del og lagre" for å dele dokumentet.

Hint

• Når du klikker på "Del og lagre" -knappen Google Docs sender automatisk mottakerne en e-post om fildeling. Du kan deaktivere e-post ved å fjerne merket ved siden av "Varsle personer via e" alternativet. Dette betyr at folk du deler filen med får tilgang til den ved å logge seg på Google Docs konto, men de vil ikke motta en e-postvarsel om fildeling.
• Du kan endre innstillingene for delte dokumenter når du vil ved å sjekke ut dokumentet på nytt og klikke på "Mer" og deretter "Del" og deretter "Share" akkurat som du gjorde under konfigureringen av deling. Her kan du endre brukernes tilgangsrettigheter eller klikk på "X" ved siden av navnene deres for å fjerne tilgangen helt.
• Hvis du gir redigeringstilgang til en annen bruker, kan den personen forandre noe som helst i dokumentet, så du bør være sikker på at du stoler på at personen med redigeringsrettigheter. Hvis noen gjør uønskede endringer, kan du alltid åpne dokumentet og klikk på "File" i Google Docs og velg deretter "Se endringslogg" i den resulterende menyen. En boks vises med tidligere versjoner av dokumentet som du kan gå tilbake til.
• Brukere med redigeringsrettigheter kan også dele dokumenter med andre, så det kan være lurt å fortelle dem med redigering privilegier om du vil ha dem til å dele dokumentet eller ikke. Brukere med bare kommentere eller vise rettigheter kan ikke dele dokumentet uten spesifikt ber om tillatelse fra dokumentet eieren.