Hvordan få Sharepoint til e-post et dokument til en alternativ adresse Når Sjekket Back In

Sharepoint dokument check-in / check-out evner tillater deg å opprettholde kontroll over endringer som brukerne gjør i dokumenter eller filer i et bestemt bibliotek og etablere versjonskontroll. En måte å endre oppførselen til et dokument etter innsjekking er ved å designe en Sharepoint-arbeidsflyt. Dette innebærer at dokumentet er sjekket inn, og deretter sette opp en e-post handling i arbeidsflyten. En bruker sjekker et dokument tilbake i er handlingen som ber arbeidsflyten for å sende en e-post til en angitt adresse. For at dette skal fungere, bør du endre dokumentbiblioteket innstillingene for å kreve utsjekking.

Bruksanvisning

Endre dokumentbibliotek Innstillinger for å Krev Check-Out

1 Velg "Dokumentbibliotek Settings" fra innstillingsmenyen i dokumentbiblioteket.

2 Klikk på "Versjonskontroll Innstillinger" i "Systeminnstillinger" overskriften Tilpass siden.

3 Velg "Ja" -knappen i "Krev Sjekk ut" i versjone innstillinger for å kreve at brukerne til å sjekke ut dokumenter før de kan redigeres. Klikk "OK" for å bekrefte innstillingene.

Opprett arbeidsflyt til e-post Document ved innsjekking

4 Åpne opp området som inneholder dokumentbiblioteket der du vil opprette arbeidsflyt ved hjelp av Sharepoint Designer. Klikk "Ny" på Fil-menyen og velg "arbeidsflyt". Dette vil åpne opp en dialogboks der du kan angi innstillingene for den nye arbeidsflyten.

5 Skriv inn et beskrivende navn for arbeidsflyten i "Gi et navn til denne arbeidsflyten:" -feltet. Velg dokumentbibliotek som arbeidsflyten må festes fra "Hva Sharepoint-liste bør denne arbeidsflyten kobles til?" feltet. Dette biblioteket inneholder dokumentene som du ønsker å ha sendt til en annen adresse, når sjekket inn Kryss av i boksen ved siden av "automatisk starte denne arbeidsflyten når et element er endret" under ". Velg arbeidsflyt start alternativer for elementer i dokumenter:" og klikk "Next".

6 Skriv "Kontroller dokumentet er sjekket inn" i "Trinn Name" -feltet. Sett inn en ny tilstand ved å klikke på "Betingelser" og velge "sammenligne dokumenter feltet" fra rullegardinmenyen. Klikk på "feltet" hyperkobling i stand og velg "Sjekket ut til." Klikk på "likeverdige" hyperkobling og velg "er tom" fra rullegardinmenyen.

7 Opprett en ny handling ved å klikke på "Handlinger" og velge "Send en e-post" action. Klikk på "denne meldingen" hyperkobling. Den "Definer post Melding" dialog vises. Skriv inn alternativ e-postadresse i "Til:" -feltet. Legg til en kort beskrivelse av e-post i "Emne" -feltet. Opprette en melding i "Body" område av e-postmeldingen. Legg en link til dokumentet ved å klikke på "Legg Lookup til Body" nederst i venstre hjørne.

8 Velg "Current Item" som kilde og "kodet Absolute URL" som kilde i "Definere Lookup" -vinduet. Opprette en hyperkobling til dokumentet ved hjelp av ankerkoden og href-attributtet som følger:

<a href="[%Documents: kodet Absolute URL%]"> Se dokument </a>

Klikk på "Finish" -knappen for å fullføre arbeidsflyten.