Hvordan Håndheve Lagringsregler

Så mange som har hatt til å administrere en organisasjons servere og datalagring vil være enig i, det er aldri nok plass til lagring av data. Som et resultat, bedrifter og deres informasjons system ledere ofte nødt til å implementere regler for ansatte å følge på hva som kan lagres, hvor mye, og hvor i selskapet datasystem. Gjør du det kan da organisasjonen å utnytte lagringsplass så effektivt som mulig.

Bruksanvisning

1 Gjennomgå systemets gjeldende lagringskapasiteten med serveren og finne ut hvor mye plass det er igjen. Sammenlign lagring forbruk med tidligere tidspunkt hvis du tilfeldigvis har tidligere målinger. Bruk din datamaskin og administrativ kontroll for å fastslå hvilke filtyper tar opp mest plass og hvilke brukere som bruker mest lagringsplass.

2 Utvikle regler for hva slags filer kan lagres på nettverket servere. Eliminere bruk av filtyper som er typisk for underholdningsverdi i stedet for forretningsformål (musikk, lydfiler, non-business software, etc.). Begrense bruk av store filtyper til bare de som absolutt trenger å bruke dem (grafisk bildefiler, bilder, etc.). Krev ansatte til å spare arkivmateriale på CDer og deres personlige desktop harddisk i stedet for på delte servere. Plasser grenser for hvor mye serverplass hvert kontor enhet kan ha totalt.

3 Foreslå atferd og lagrings regler for toppledelsen å få sin støtte. Forklar fordel for hver regel og lagrings konsekvensene hvis ikke implementert. Koordinere tidlig med programledelse for å løse spesifikke behov. Utvikle en distribusjonsmetode for enten et papir memo og / eller et system epost blast til alle ansatte på hvilke regler ledelsen har vedtatt.

4 Fordel lagrings regler og overvåke ansattes datalagring atferd. Oppfølging umiddelbart med ledere på enkelt brudd på personalet å gjøre tidlige eksempler. Forsterk med vanlig messaging behovet for å beskytte serveren lagringsplass for organisasjonen. Utfør kvartalsvise eller halvårlige vurderinger av lagring forbrukshastighet for å avgjøre om reglene har hatt en effekt.

Hint

• Gir how-to guider til ansatte og ansatte om hvordan du kan alternativt lagre datafiler kan være nyttig i tidlig adopsjon av lagringsregler. Personalet vil bruke en alternativ mye lettere dersom arbeidsgiver gir materialer og ressurser til å gjøre å gjøre det enkelt.
• Juridiske filer og materiale for søksmål kan være problematisk ettersom skjønn i det som kan fjernes kan være begrenset. De har også en tendens til å spise opp mye plass med store mengder dokumenter, bilder og filer. Arbeid med advokater for å isolere sine plassbehov slik at deres filer er beskyttet og går ikke på akkord plassbehov i resten av organisasjonen.