Hvordan kan jeg lage en database i Excel regneark?

Hvordan kan jeg lage en database i Excel regneark?


Microsoft Excel er regneark programvare som hjelper deg å organisere store mengder data i arbeidsbøker og regneark. Enten det er en liste over postnumre, kunder eller telefonnumre som du ønsker å holde styr på, er en Excel-databasefil den ideelle måten å lagre informasjon og lett hente denne informasjonen på et senere tidspunkt. For å kunne bruke Excel som en database, må du sørge for at du skriver inn dine data i henhold til noen grunnleggende regler for dataregistrering.

Bruksanvisning

1 Skriv inn kolonnetitlene for dine data. For eksempel, hvis du kommer til å være på vei inn data for kunder, kan det hende at kolonneoverskriftene lese "kundenavn" i celle A1, "telefonnumre" i celle B1 og "adresse" i celle C1.

2 Tast inn dataene i kolonnene, som starter i cellen rett under celle overskrifter (rad 2). For eksempel klikke på celle "A2" og skriv "Hillary Brown." Trykk enter." Excel vil automatisk flytte deg til den neste cellen i kolonnen.

3 Fortsett å legge inn dine data, trykke "Enter" etter hver oppføring, til kolonnene er fylt. I dette eksemplet, bør du ha oppføringer i kundens navn, telefonnummer og adresse kolonner.

4 Kontroller at hver rad inneholder informasjon om en bestemt post. En "record" er en enhet av data om en bestemt person eller ting. For eksempel kan du ha en post som inneholder en persons navn, telefonnummer og postadresse.

5 Se "Data" -fanen i Excel for å vise databasen alternativer tilgjengelige for deg. For eksempel kan "Sort" -knappen sortere data etter verdi eller alfabetisk rekkefølge. "Fjern duplikater" -knappen kan søke og fjerne doble oppføringer, og "Tekst til kolonner" kan dele celler i to kolonner (nyttig hvis du har angitt et fullt navn inn i en kolonne og bestemme på et senere tidspunkt du vil ha to kolonner med første og etternavn).

Hint

  • Sørg for å legge inn dine data på riktig måte når du skriver det. Feil data er ofte et problem med database management og kan føre til feilvurderinger på et senere tidspunkt hvis du bestemmer deg for å sortere og kartdata.
  • Skriv inn informasjonen i samme format. For eksempel, hvis du skriver inn et telefonnummer som 904-555-1212, så fortsett å skrive inn i dette formatet - med andre ord, ikke også bruke 9045551212 eller (904) 555-1212.
  • Ikke la tomme rader i dataene. Tomme rader kan føre til databasefeil.