Hvordan lage en adressebok på en datamaskin

Opprette en adressebok på datamaskinen din er en fin måte å holde alle kontaktene dine på ett sted. Og, er Microsoft Excel den beste programvaren for å bruke til å lage en adressebok på en datamaskin. Excel er allment tilgjengelig og oppnåelig for de fleste alle, og det er svært enkelt å bruke. Opprette en adressebok i Excel bare innebærer å sette opp og formatere noen søyler, og deretter legge inn informasjon. Når adresseboken er satt opp, kan den lett brukes til fletting eller som en referanseliste. Instruksjonene nedenfor vil hjelpe deg å sette opp en adressebok i enten Excel 2003 eller Excel 2007.

Bruksanvisning

1 Åpne opp Microsoft Excel på datamaskinen. Du vil se at et regneark åpner opp med forhåndsbestemte rader og kolonner. Du vil bruke disse rader og kolonner for å sette opp adresseboken.

2 Legg til en tittel til toppen av regnearket. Dette vil hjelpe deg å huske hvilken informasjon som er i en bestemt adressebok. Du må kanskje sette opp forskjellige adressebøker for ulike formål - for eksempel en for medlemmer av en bokklubb og en for familiemedlemmer. Å ha en klar tittel vil hjelpe deg å holde alt organisert. Gjør tittelen fet og øke størrelsen på skriften, ved hjelp av verktøyene på verktøylinjen øverst.

3 Hoppe over et par linjer etter tittelen og skriv overskrifter for kolonnene i adresseboken. Følgende kolonneoverskriftene vil være svært nyttig: navn, adresse, by, stat, postnummer, telefonnummer, faksnummer og e-postadresse. Skriv inn disse overskriftene i kolonnene A til H, henholdsvis. Det er svært viktig at hvert element er inngått en egen kolonne.

4 Center og fet kolonneoverskriftene. For å gjøre dette, klikk på radnummeret til venstre for raden av overskrifter. Dette vil markere, eller velg, hele raden. Og da bruker de dristige og senter verktøy på verktøylinjen øverst.

5 Skriv inn kontaktinformasjonen i hver kolonne. Informasjon for hver kontakt bør legges inn på en egen rad. Avhengig av hvor mange kontakter du har, kan dette ta lang tid. Men, husk, du trenger bare å gjøre dette en gang. I fremtiden vil du bare nødt til å legge til nye kontakter og oppdatere informasjon. Hvis du ikke har visse elementer av informasjon for enkelte kontakter, forlate cellen tom. Husk å bruke de to-brev statlige forkortelser som postkontoret krever.

6 Formater teksten i kolonnen postnummer for å gjøre alle postnummer se det samme. Marker all teksten i kolonnen, med unntak av kolonneoverskriften. Høyreklikk på de markerte cellene og velg "Formater celler." Klikk på "Number" -kategorien, og klikk deretter på "Special" i "kategori" -boksen. Klikk på "postnummer" eller "postnummer + 4" i "Type" -boksen. Klikk på "OK". Dette vil gjøre alle postnummer se det samme.

7 Formater teksten i Telefonnummer kolonnen slik at alle telefonnumrene i kolonnen ser det samme. Marker teksten i Telefonnummer kolonne, med unntak av kolonneoverskriften. Høyreklikk på den og velg "Formater celler." I "Number" fanen, velg "Special" fra "Category" -boksen. Klikk på "Telefonnummer" i "Type" -boksen. Klikk på "OK".