Hvordan lage en lærebok i Word

Hvordan lage en lærebok i Word


Tar tid å skrive ut en ansatt opplæringshåndbok kan virke som en arbeidskrevende oppgave. Ved hjelp av Microsoft Word 2007-funksjoner gjør en del av utviklingsprosessen enklere. Før du begynner å skrive, gjøre litt planlegging. Bestem hvilke oppgaver de ansatte trenger for å oppnå og hva kan skrives ned for å hjelpe dem. Plan på slitasje du skal bruke opplæringshåndboken - i en ansikt-til-ansikt klassen eller en egen omvisning. Når du har en idé om hva slags manuell du kommer til å trenge, her er noen av funksjonene du kan bruke til å gjøre ideen til virkelighet.

Bruksanvisning

1 Bruk disposisjonsfunksjonen i Word til å lage en multilevel liste over de oppgavene de ansatte trenger å lære. Denne prosessen vil hjelpe deg å avgjøre hvor lenge manuell kommer til å være, og hjelpe til med å bryte ned arbeidsplasser i mindre biter, som er lettere å forklare for en ny medarbeider. For å bruke Word omrisset funksjonen, starter du med et tomt dokument og velg "Home" -kategorien. I Avsnitt-gruppen, er det tre knapper: kuler, tall og multilevel lister. Velg "multilevel lister", eller du kan klikke på pil ned for et galleri av skisserte valg. Du kan også komme opp med din egen. Skriv din disposisjon for manuell. For å gå til neste nivå av et flernivåliste, trykk på "Tab". Å flytte tilbake til den forrige listen nummer, trykk "Shift + Tab." Skriv i fremgangsmåten for trening og annen informasjon for å forklare til de ansatte hvordan de skal gjøre de oppgavene som trengs for jobben sin.

2 Bruk topp- og bunntekst funksjon i Word til å legge til sidetall, innholds seksjoner og en tittel for hver side i dokumentet. Topp- og bunntekst er visuelle referanser for den ansatte å vite hvor de er i opplæringsmateriell. Når du gjør treningen, og legger til sidetall hjelper du refererer til enkelte sider samt enkelte fag. Klikk på "Insert kategorien" deretter i Topp- og bunntekst delen velg "Header". Du vil bli gitt et valg av header stiler å velge mellom, eller du kan gjøre en av dine egne. Den Header vises på hver side i manualen, eller du kan velge å ha den vises på motsatte sider hvis du vil at veiledning for å være mer bok-aktig. Bunntekst vises nederst på siden, og er vanligvis brukt til sidetall, datoer og eierskap informasjon. Klikk "bunntekst" i Topp- og bunntekst delen og akkurat som Header delen, vil du ha en rekke stiler å velge mellom.

3 Legg til en forside eller tittelsiden for opplæringsmateriell for å skille dette materialet fra andre elementer du gi dine ansatte, som en ansatt håndbok. Lag din tittel siden ved å klikke på "Insert fanen" og deretter klikke på "forside" i Pages delen. Du vil se en rekke forside stiler å velge mellom, eller du kan lage din egen. Gi opplæring manuell en beskrivende tittel; inneholde dato opprettet og forfatter (e), siden ofte trening manualer er en gruppe innsats.

4 Legg overskrifter for å hjelpe deg å lage innholdsfortegnelsen for treningen dokumentet. Dette vil også bidra til å visuelt organisere dokumentet for enkel bruk av dine ansatte. Lag Overskrift stiler for hver del av dokumentet ved å bruke omrisset du opprettet (dette er ikke det samme som en Header, som går på toppen av siden). Overskriftsstiler er skriftstiler du bruker til å indikere de forskjellige delene i treningen, samt de ulike ledd.

Hvis du var å skrive en lærebok om hvordan å skrive forretningskorrespondanse, ville Head 1 være "Hvordan skrive en Business Letter" og deretter din subhead ville være "Hva som skal inkluderes." For å markere Overskrift 1 og Heading 2, velg "Home" -kategorien. I stiler delen, vil du se en rekke forskjellige stiler du kan velge mellom blant annet Overskrift 1, Overskrift 2, Subtitle, etc. Velg teksten for din Overskrift 1 og klikk på Overskrift en stil for å vise sin betydning i disposisjonen. Klikk på den neste delen av din disposisjon for å gjøre en Overskrift 2. Gå gjennom hele disposisjon, velger Overskrift 1 og Overskrift 2. Disse vil bli inkludert i innholdsfortegnelsen når du er ferdig.

5 Legg en innholdsfortegnelse (TOC) for å hjelpe de ansatte med å finne den informasjonen de trenger når de trenger det. Hvis du allerede har lagt Overskrift 1 og 2s til dokumentet, har Word gjør arbeidet med å lage innholdsfortegnelsen for deg. Klikk på begynnelsen av dokumentet der du vil at innholdsfortegnelsen skal vises (vanligvis etter forsiden) og klikk "Referanser", deretter "Innhold" i innholdsfortegnelsen delen. Du vil se en liste over de automatiske tabeller du kan bruke. Klikk på en av de automatiske valg og innholdsfortegnelsen skal vises, bruker overskriftsstilene fra din disposisjon.

6 Ordne overskriftene og deler av treningen manuell i en steg-for-steg rekkefølge. Den siste og mest avgjørende delen av manualen er indeksen. Jo mer komplett indeksere ditt er, jo mer din studenten kunne søke etter svar ved sidetall og tema etterpå. For å lage en indeks, merker et ord du ønsker å sette i indeksen. Klikk på "Referanser", deretter på "Mark Entry". Fortsett å gjøre dette for hvert element du ønsker å legge til indeksen. Når dette er gjort, bla til slutten av treningen manuell og sett indeksen ved å klikke på "Referanser", deretter på "Insert Index."

7 Stavekontroll og lagre filen. Når du har opprettet din første trening manuell, kan du slå denne håndboken til en mal for andre treningsmanualer ved å klikke på "Open Office" -knappen, deretter "Lagre som". Når dialogboksen vises, i avsnittet "Lagre som type ", klikk på pil ned og velg Word-mal (.dotx). Deretter kan du bruke ditt arbeid på en annen treningsmanual.

Hint

  • Legg grafikk og andre illustrasjoner i dokumentet for å hjelpe ansatte forstår hva du skriver om.
  • Pass på at du tester noen opplæring informasjon som brukes i håndboken med minst én annen person før du gir din opplæringsmateriell til dine ansatte.
  • Word 2003 og Word 2007 har ulike grensesnitt. Selv om disse forslagene er skrevet for Word 2007, kan du gjøre de samme funksjonene i Word 2003.