Hvordan lage en Running Total i Microsoft Access 2007

En kjører totalt er en delsum for numerisk felt (for eksempel "salg") av en databasetabell. Den delsum er gjort for et sett med poster gruppert etter et annet felt i tabellen. Du kan enkelt vise kjører summer i Access ved hjelp av sin rapport opprettelse verktøy.

Bruksanvisning

1 Opprett eller finn en eksempeldatabase tabell for å kjøre delsummer på. Skriv inn følgende tabellen data hvis du ikke har din egen. Skriv inn den øverste raden i denne tabellen som tabellens kolonne (dvs. "felt") navn:

Publisher, Revenue, Kategori
Penguin Publishing, $ 123, how-to
Harcourt Books, $ 456, how-to
Penguin Publishing, $ 789, romantikk
Penguin Publishing, $ 432, romantikk
Penguin Publishing, $ 767, how-to
Harcourt Books, $ 65, how-to
Harcourt Books, $ 87, romantikk
Harcourt Books, $ 654, romantikk

2 Trykk "kontroll-s" for å lagre tabellen til disk. Skriv inn navnet "BookRevenues" når Access ber deg.

3 Velg "BookRevenues" bordet ved å klikke på ikonet i tilgang som navigasjonsvinduet (på skjermen til venstre). Klikk på "Create", på tilgang som verktøylinjen, etterfulgt ved å klikke på verktøylinjen er "Report" ikonet. (Hvis du bruker Access 2003, velg "Objects" og deretter "Reports", deretter "Ny" for å opprette en ny rapport.)

Legg merke til at begge selskapene i rapporten er "Publisher" -feltet er oppført sammen.

4 Høyreklikk hvor som helst på rapporten er "Publisher" -feltet og velg "Group på Publisher." Legg merke til at hvert forlag vises nå i sitt eget område. Legg også merke til at "Inntekter" feltet vises bare salgsdata du opprinnelig skrev inn - bortsett utgjorde inntektene nederst i dette feltet.

5 Klikk på "Group & Sort" ikonet under "Design" -kategorien verktøylinjens, hvis "gruppe, sortering og Total" vinduet er ennå ikke synlig under hovedrapporten vinduet.

6 Klikk på "Mer>" teksten i "gruppe, sortering og Total", som viser flere alternativer for å lage summer. Klikk på "med Revenue utgjorde" drop-down boks, som viser "Totals" pop-up vindu.

7 Velg "Revenue" feltet i rullegardinlisten ved siden av "Total On" til delsum riktig felt. Deretter klikker du på "Vis delsummer i gruppe bunntekst" i boksen for å vise de løpende summer for hver utgiver. Klikk på en tom plass i hovedrapporten eller gruppering vinduer for å oppdatere rapporten.

8 Se på "Inntekter" feltet, som nå viser kjører summer for hver utgiver. Gjenta trinn 7 hvis du ikke ser delsummene vises på riktig måte, fordi "Total On" drop-down listen ofte slips til en annen, irrelevant felt. Lagre rapporten ved å trykke "kontroll-s" og skrive en rapport navn.

9 Begynne å lage en annen rapport med en delsum på "sjangeren". Start ved å gjenta trinn 3, og deretter høyreklikke på "kategori" -feltet i den nye rapporten. Legg merke til at dette feltet hopper til venstre side av rapporten og at rapporten viser hver kategori i sitt eget område.

10 Gjenta anvisningene fra trinn 6 og 7. Innkalling den nye, kjører totalt at rapporten viser; hver kategori ( "how-to" og "romantikk") har sin egen delsum.