Hvordan lage et standardbrev i Microsoft Word

Du kan opprette standardbrev i Microsoft Word ved hjelp av en utskriftsfletting. En utskriftsfletting tar poster fra en datakilde, for eksempel et Excel-regneark eller en kontaktliste i Outlook, og fusjonerer dataene i et brev. Skjemaet brevet er den samme for hver mottaker, med unntak av flettefelt. Feltene viser informasjon fra data listen. Bruk funksjonen for utskriftsfletting til å opprette standardbrev, adresseetiketter eller konvolutter, og selv masse e-poster.

Bruksanvisning

1 Sett opp hoveddokumentet på et nytt, tomt dokument i Microsoft Word. Velg "Start utskriftsfletting" i kategorien Post i Start utskriftsfletting gruppe. Velg "Letter" fra Start utskriftsfletting rullegardinmenyen.

2 Koble brev til datakilden ved å klikke på "Velg mottakere" på fanen post i Start Mail Merge gruppe. Velg "Bruk Outlook-kontakter" for å koble til Outlook kontaktliste, "Bruk eksisterende datakilde" for å koble til en Excel eller Access-database eller "Opprett en ny datafil i Word" for å skrive en ny datakilde. Klikk "Gå til neste trinn."

3 Avgrense mottakerne listen hvis du trenger å plukke og velge hvem som skal motta brev. Hvis alle vil motta brev, bare velg "gå til neste trinn." Ellers velger du "Filter" i "Spesifisert Mottakerliste", og deretter velge mottakerne og klikk på "Gå til neste trinn."

4 Sett opp hoveddokumentet ved å skrive brev. Legg flettefelt ved å velge "Adresse Block", "Hilsen Line" eller "Sett inn flettefelt" i kategorien Post i Write og Insert gruppe. For å sette inn individuelle flettefelt, velger de nødvendige feltene fra "Fields" område på Insert Merge Fields vinduet. Klikk "Sett inn" og deretter "Close".

5 Forhåndsvis utskriftsfletting ved å velge «Preview Resultater" i kategorien Utsendelser i forhåndsvisnings Resultater gruppen. Klikk "Next Record" eller "Forrige Record" i Preview Resultater gruppen for å bla gjennom utskriftsflettingen resultater.

6 Fullfør utskriftsfletting ved å klikke på "Finish & Merge" på den kategorien Utsendelser i den finske gruppen. Velg "Skriv ut dokumenter" eller "Send e-postmelding."

Hint

• Du kan koble til andre enn Outlook, Word, Excel og Access datakilder. Disse inkluderer en enkelt tabell HTML-fil, en Object Linking and Embedding (OLE) database, og en enkel tekstfil som er kommaseparert med individuelle poster atskilt med et avsnittsmerke.
• En adresse blokk omfatter mottakerens navn, gateadresse, by, stat og postnummer lagt ut som en adresse på en konvolutt.
• Sette inn en hilsen linjen åpner en skjerm som ber deg om å velge en hilsen som "Kjære" eller "Å," samt et navn format.
• Du kan sette inn alle de flettefeltene på én gang, og deretter flytte dem til ønsket plassering i form, eller sette inn feltene ett om gangen mens du skriver.