Hvordan lage etiketter ved hjelp av Microsoft Word og Excel
Microsoft Office kan enkelt for brukere å lage ulike typer etiketter. Vanligvis er data første innspill til Excel, og deretter importert til Word via funksjonen for utskriftsfletting. Dette er ofte den prosessen som brukes til å opprette adresseetiketter for konvolutter. Men ekstra "label" maler er tilgjengelige i Word for å lage materialer som visittkort, postkort og CD dekker.
Vær oppmerksom på at følgende instruksjoner viser til Microsoft Office 2007. Hvis du bruker Microsoft Office 2003, er en kobling med instruksjoner for denne versjonen gitt i referansene nedenfor.
Bruksanvisning
Legge inn data i Excel
1 Åpne et tomt dokument i Microsoft Excel.
2 Lag kolonneoverskriftene. I den første raden (rad 1), skriv kolonneoverskriftene av dine data. For eksempel, hvis du oppretter adresseetiketter, kan titlene være "Name", "Gateadresse", "City", "State" og "Zip." Hver spissen bør være i en egen kolonne. Ved hjelp av dette eksempelet ville kolonne 1A være "Name" kolonnen 1B ville være "Gateadresse," -kolonnen 1C ville være "City", og så videre.
3 Input data. Når du har opprettet på kolonneoverskriftene, kan du da inngangs dataene starter i Row 2. Bruk så mange rader som du trenger for dine data.
4 Lagre og lukk dokumentet.
Lag etiketter i Word
5 Åpne et tomt dokument i Microsoft Word.
6 Klikk på fanen "masseutsendelser", klikk på "Etiketter".
7 Velg type etikett du vil lage. Etter å ha klikket på "Etiketter", en dialogboks vil vises. Klikk på "Options" og velg etiketten du vil bruke. For eksempel, hvis du har kjøpt Avery adresseetiketter 5260 fra ditt lokale kontor supply butikken, dette er hvor du vil velge denne etiketten. Under "Merk Leverandører," du ville valgt "Avery US Letter." Så for "produktnummer," du ville valgt "5260." Når du er ferdig, klikk "OK" og deretter klikke på "Nytt dokument". Et nytt dokument vises med størrelsen på etikettene du har valgt.
8 Velg dataene du vil importere. Under "masseutsendelser" -kategorien, klikk på "Velg mottakere" og deretter "Bruk eksisterende liste." Bla gjennom filene dine for å velge tittelen på Excel-dokumentet du opprettet. Klikk "Open" og en dialogboks som ber deg om å velge en "ark". Med mindre du har brukt mer enn ett ark i excel-dokument, kan du bare velge "Blad 1." Klikk på "OK". Etter å ha klikket OK, kan det se ut som ingenting har skjedd, men dataene er valgt.
9 Klikk på "Sett inn flettefelt." Dette er hvor du vil plassere i kolonneoverskriftene du opprettet. Bruke forrige eksempel, vil du klikke på overskriftene som "Name", "Gateadresse," og så videre. Vær oppmerksom på at når du setter disse hodene, må du plassere dem akkurat slik du vil de skal vises. For en adresseetikett, ville du sette inn "Navn" header først, deretter "Enter". På neste linje ville du sette inn "Gateadresse" header og klikk "Enter". På neste linje, ville du sette inn "by" og legge til et komma og mellomrom før du setter "State." Dette er hvordan en typisk adresseetikett kunne se:
"Navn"
"Gate"
"By stat postnummer"
10 Klikk på "Oppdater etiketter." Overskriftene da vil vises på hver etikett i dokumentet.
11 Klikk på "Forhåndsvis resultater." Du vil da kunne se hva etikettene vil se ut når dataene er importert. Hvis du ønsker å gjøre noen endringer, klikk igjen på "Forhåndsvis resultater", og du kan gå tilbake og gjøre endringer.
12 Ferdig sammenslåingen. Når du er ferdig med å redigere etikettene, klikker du på "Finish & Merge" og velg "Edit enkeltdokumenter." En dialogboks vil vises. Velg "Alle", og dataene vil bli importert til et nytt dokument.
1. 3 Lagre dokumentene. Etikettene er nå klar til å skrive ut.