Hvordan Merge Tilgang felt med Word-dokumenter

Ved hjelp av data fra Access database i Microsoft Word sparer tid. I stedet for å skrive inn innhold fra Access-tabell (i Word), kan du bruke Word utskriftsfletting til å tilpasse dokumenter for masseutsendelser. Før du fletter dine tilgangs felt med Word, bør du opprette Access-databasen og tabellen du trenger. Opprette et dokument på forhånd kan spare deg for tid. Instruksjonene nedenfor gjelder for sammenslåing et eksisterende Word-dokument med tilgangsfeltene. Du kan imidlertid bruke et tomt dokument og lage det i løpet av utskriftsflettingen.

Bruksanvisning

1 Åpne dokumentet du vil flette i Microsoft Word.

2 Velg "Verktøy", "Brev og masseutsendelser" og "Utskriftsfletting" fra verktøylinjen. I oppgaveruten Utskriftsfletting velger du dokumenttypen du arbeider på brev, e-postmeldinger, konvolutter, etiketter eller katalog. Velg deretter "Neste: Oppstartsdokument."

3 Velg det alternativet, "Bruk gjeldende dokument," klikk på "Neste: Velg mottakere."

4 Pick "Bruk en eksisterende liste" og klikk på "Browse". I "Velg datakilde" vinduet, bla deg frem til Access-databasen du vil bruke, og dobbeltklikk på den. Den "Select Table" dialogboksen åpnes.

5 Velg tabell som inneholder Access feltene du ønsker å slå sammen og dobbeltklikk på den.

6 Velg mottakerne du trenger eller trykke på "OK" for å godta dem alle. Klikk på "Neste: Skriv brevet" for å fortsette.

7 Plasser markøren i dokumentet der Access feltene vil bli satt inn. Deretter velger du "Flere gjenstander ..." for å innlemme feltene i Word-dokumentet.

8 Velg felt individuelt, dobbeltklikke hver og en (eller klikk "Sett inn"), deretter gjenta til alle feltene du trenger er lagt til. Trykk "Close".

9 Gå tilbake til Word-dokumentet og legge til et mellomrom mellom feltene eller bruk "Enter" -tasten for å formatere dokumentet før feltene vises der du vil ha dem på siden.

10 Tilbake til "Utskriftsfletting" oppgaveruten, og klikk på "Neste: Forhåndsvis brevene."

11 Velg "Neste: Fullfør flettingen", deretter "Rediger individuelle bokstaver ..." I "Flett til nytt dokument" dialogboksen, velger du "All" og trykk ". OK" tilgangsfeltene vil bli slått sammen med Word-dokumentet.

12 Lagre det nyfusjonerte dokumentet.