Hvordan oppretter jeg regneark for personell filer?

En av fordelene ved å bruke et regnearkprogram er at regneark er svært allsidige dokumenter. Regneark kan inneholde en stor mengde informasjon, og at data kan bli sortert i en rekke forskjellige måter. Det gjør det enkelt å lage tilpassede rapporter, diagrammer og grafer som kan deles med andre. Disse fordelene gjør et regneark en egnet løsning for lagring av personell filer.

Bruksanvisning

1 Logg på datamaskinen din og åpne regnearkprogram. Klikk på "File" knappen og velg "New" for å opprette et nytt regneark. Gi regnearket et beskrivende navn som "Personnel Files" og lagre det på harddisken eller nettverksressurs.

2 Skriv inn en beskrivende tittel på første linje i regnearket. Endre skrift eller legge en fet skrift vil gjøre tittelen skiller seg ut bedre.

3 Legg inn et beskrivende kolonneoverskriften for hver kolonne i regnearket. For en liste over personell filer, vil kolonnene inkluderer fornavn, etternavn, Mellomnavn, Social Security Number, tittel, avdeling, Utleie dato, årslønn og timelønn.

4 Lag en fri form Merknader kolonnen du kan bruke til å legge til informasjon om kampanjer, disiplinære tiltak og annen informasjon. Plasser markøren på slutten av kolonneoverskriften og dra musen for å gjøre kolonnen større.

5 Trekk en av personell filer og begynne å skrive det inn i regnearket. Legg noen kolonner du kan ha gått glipp mens utformingen av regneark, og deretter gå videre til å legge inn de resterende postene.

Hint

• Plasser regneark i et sikret sted på nettverket, og begrense tilgangen til de i HR-avdelingen og ledelsen.
• Plasser den ansattes fornavn, etternavn og mellomnavn initialer i egne kolonner, i stedet for å bruke en enkelt kolonne for fullt navn. Skille navnene inn i tre kolonner gjør det enklere å sortere dataene.