Hvordan organisere dokumenter på en datamaskin

Organisere dokumenter på en datamaskin trenger ikke å være komplisert. Faktisk er enklere bedre. Tenk på hvordan du vil at dine dokumenter organisert i et arkivskap og etterligne filsystemet. Det kan ta litt tid å få orden på filene dine på datamaskinen, men du vil aldri lete lenge etter et dokument hvis du holder datamaskinen dokumenter godt organisert. Den nøyaktige organisatoriske systemet må være fornuftig for deg slik at du vet nøyaktig hvor du skal lete for dokumentet du trenger.

Bruksanvisning

1 Bestem hva dine hovedkategorier bør være, og holde dem på et minimum. Dette er store kategorier fordi alle de mindre emner vil passe inn i disse kategoriene. For eksempel kan du ha følgende store kategorier: Personal, leverandører, produkter og prosjekter.

2 Opprette mapper for hver av hovedkategorier - i dette tilfellet: Personal, leverandører, produkter og prosjekter.

3 Opprette mapper i hver hovedkategori for mer spesifikke emner. For eksempel i personalmappen, kan du ha mapper (emner) som, Safety Committee medarbeidersamtaler og stillingsbeskrivelser.

4 Skape ytterligere mapper for underemner, avhengig av detaljnivået du ønsker. For eksempel i stillingsbeskrivelser mappen i personalmappen, kan du også ønsker å opprette mapper for delemner som Management, Deltid og sesonger.

5 Organiser hver mappe på denne måten, og slippe dokumenter til de aktuelle stedene.

6 Husk denne tommelfingerregelen: Hvis du må ta mer enn et øyeblikk til å søke gjennom dokumenter for å finne et bestemt dokument i en mappe, er sjansen stor for at du må fortsette å organisere.