Hvordan organisere en papirløs Computer registreringssystem

Det er lett å miste oversikten over fysisk papirene selv om du har et effektivt registreringssystem. En god måte å sørge for at regninger, kontrakter, fakturaer eller andre viktige dokumenter ikke kommer på avveie er å digitalisere dem. Elektroniske kopier av papirene vil ikke fornedre og tar liten plass. Så lenge du sikkerhetskopiere skannede dokumenter, har du dem lagret trygt.

Bruksanvisning

1 Opprett en ny mappe i den mest passende sted på datamaskinen. Du kan gjøre dette ved å høyreklikke på et tomt område på en oppdagelses vindu, svever over "New" og velge mappen alternativet. Du kan også opprette en ny mappe på skrivebordet ved å høyreklikke på et tomt område.

2 Navngi mappen noe langs linjene av "Electronic papirene."

3 Åpne den nye mappen, og lage så mange undermapper som du trenger. Lag egne seksjoner for bank- og kredittkort, regninger og serviceavtaler med kabel eller Internett-leverandører. Du kan også være lurt å lage seksjoner for papirene fra ditt barns skole og dine skatteforhold.

4 Flytt alle elektroniske papirene allerede finnes på datamaskinen til relevante mapper. Åpne inneholder mapper, og dra og slippe dokumenter i riktig undermappe av registreringssystem.

5 Koble skanneren til datamaskinen, og følg produsentens instruksjoner om hvordan du kan skanne papirene til harddisken. Du får muligheten til å velge hvilken mappe du vil inneholde skannede dokumenter.

6 Tren et system for å navngi de dokumentene du skanner. Du blir bedt om å nevne det skannede papirarbeid før du lagrer den til riktig mappedestinasjon. Bruk navnet på selskapet som sendte det til deg, etterfulgt av dato den ble mottatt. Vær konsekvent med formatet for enkel gjenoppretting bør du trenger for å finne dokumentet i fremtiden.

7 Skann alle papirene inn i elektronisk arkivsystem som du mottar den. Hvis du ikke har tid til å gjøre dette på en daglig basis, sette av en time eller to hver uke for å digitalisere nye dokumenter.

8 Sikkerhetskopiere registreringssystem. Bruk en skybasert tjeneste for sikkerhetskopiering eller periodisk sikkerhetskopiere data til en ekstern harddisk eller disk.