Hvordan Sett Ulike etiketter på ett ark

Bruken av trykte etiketter som et middel for adressering konvolutter har vokst i popularitet, spesielt for større utsendelser. Mange foretrekker den utskrevne etiketten over sine håndskrevne motpart ikke bare for tidsbesparelser, men også for økt lesbarhet. Adresseinformasjon kan trekkes fra en eksisterende adressebok eller annen datafil, forenkle lage etiketter prosessen. Utnytte Microsoft Word utskriftsfletting funksjonen gir mulighet for etablering av etikettark fra den informasjonen som allerede er lagret på datamaskinen.

Bruksanvisning

1 Åpne Microsoft Word, klikk på "masseutsendelser" -kategorien, og klikk deretter på "Start utskriftsfletting" alternativet.

2 Klikk på "Etiketter", og velg den riktige skriveren og etiketten informasjon i "Etikett Alternativer" i dialogboksen. Velg mellom en kontinuerlig-feed eller sideskriver. Velg riktig etikett leverandør fra rullegardinmenyen, og deretter finne og velge produktet nummeret på etiketten pakken.

3 Klikk på "OK". Dette vil skape et dokument som inneholder ark med etiketter. Siden Word oppretter denne layout ved hjelp av et bord, bør du se linjer som skiller hver etikett. Hvis ikke, klikker du på "Table Tools", etterfulgt av "Oppsett" og deretter "Vis linjer i rutenett."

4 Velg ønsket mottaker kilde ved å klikke på "Velg mottakere" under "masseutsendelser" -kategorien. Hvis du ønsker å bruke Outlook kontaktlisten som kilde, klikk på "Velg blant Outlook-kontaktene." Klikk "Type Ny liste" og bruke den form som åpner for å lage en liste fra scratch, eller klikk på «Bruk eksisterende liste" for å bruke en eksisterende fil og finn deretter filen i "Velg datakilde" dialogboksen.

5 Spesifiser mottakerlisten ved å klikke på "Rediger Mottakerliste" fra "masseutsendelser" -kategorien. Tilgjengelige alternativer er avhengig av datakildetype. Den "Velg individuelle Records" alternativet, bra for korte lister, åpner for utelukkelse av visse mottakere rett og slett ved å tømme posten sin tilhørende boksen. "Sort Records" alternativet lar deg sortere mottakerne alfabetisk eller slik du ønsker. Den "Filter Records" alternativet, bra for større lister, filtrerer ut av eventuelle uønskede poster per dine preferanser. Til slutt, "Legg til mottakere" alternativer åpner for tilsetting av mottakere i eksisterende datafilen.

6 Bekreft at Word kan finne en kolonne i datafilen som tilsvarer hvert ønsket adresse element ved å klikke på "Match Fields" fra "masseutsendelser" fanen og åpne "Match Fields" i dialogboksen. Adresse elementene vises til venstre, og datafilen kolonneoverskriftene vises på høyre side av skjermen.

7 Legg spesiell formatering, om ønskelig, ved å velge utskriftsflettingen feltet og bruke det foretrukne formatet alternativer fra "Skrift" -gruppen som ligger på "Home" -kategorien.

8 Forhåndsvise etiketter med noen av de tilgjengelige i «Preview Resultater" gruppering som ligger under "masseutsendelser" fanen alternativer. Alternativene inkluderer klikke "Forhåndsvis resultater," bla gjennom hver etikett med "Neste Record" og "Forrige Record" -knappen, eller ved å klikke "Finn mottaker."

9 Skriv ut etikettene ved å klikke på "Finish & Merge" alternativet ligger under "masseutsendelser" -kategorien, etterfulgt av "Print Documents" alternativet. Du kan velge mellom å skrive ut gjeldende etikett bare, en undergruppe av etiketter spesifisert av rekordmange, og hele sett med etiketter.

10 Lagre etiketten dokumentet for fremtidig bruk hvis ønskelig. Lagre dokumentet sparer også datafilen tilkobling.