Hvordan sette opp Auto Arkivet i Microsoft Outlook

Outlook automatisk arkivering automatiserer håndteringen av gamle elementer som e-post. Men for å dra nytte av automatisk arkivering du trenger å vite hvordan du setter den opp riktig. Det første du må vite er at det er to nivåer av automatisk arkivering: globale og lokale. Globale innstillinger gjelder for alle Outlook-mappene, med mindre du konfigurere lokale innstillinger for bestemte mapper som overstyrer de globale. For eksempel kan du ikke ønsker å arkivere e-postmeldinger fra venner, slik at du kan bruke lokale Automatisk arkivering innstillinger for å sikre at mappen som inneholder disse meldingene ikke blir arkivert.

Bruksanvisning

1 Konfigurere Outlook globale automatisk arkivering innstillinger. Klikk "Verktøy" og deretter "Alternativer". Dette åpner dialogboksen Alternativer.

2 Velg "Annet" -kategorien, den klikker du på "Automatisk arkivering." Dette åpner automatisk arkivering dialogboksen.

3 Still "Kjør automatisk arkivering hvert X dager alternativet. Standardinnstillingen er arkivere automatisk hver 14. dag.

4 Avgjør om du vil at Outlook skal be om tillatelse før det går automatisk arkivering. Hvis ja, angi "Spør før automatisk arkivering går" alternativet.

5 Sett "Slett utløpte elementer (e-postmapper only)" for å fortelle Outlook skal slette gamle møte merknader og lignende uttgåtte varer.

6 Velg "Arkiv eller slette gamle elementer" alternativet.

7 Sett "Show arkivmappen i mappelisten" alternativet. Du kan endre noen av innstillingene under dette alternativet, men standardene bør være i orden.

8 Klikk på "Bruk disse innstillingene til alle mapper nå" -knappen for å sette de globale innstillingene i kraft.

9 Klikk "OK" til du kommer tilbake til hovedvinduet i Outlook.

10 Bestem hvilke mapper (hvis noen) trenger tilpassede (lokale) Automatisk arkivering innstillinger. Dette er typisk mapper som ikke trenger å bli arkivert, eller mapper som inneholder informasjon som du må ha rask tilgang til, uavhengig av hvor gammel informasjonen er.

11 Konfigurere lokale Automatisk arkivering innstillinger for de berørte mappene. Høyreklikk en av de berørte mappene i navigasjonsruten. En hurtigmeny vises.

12 Klikk på "Properties" for å åpne dialogboksen Egenskaper for denne mappen.

1. 3 Klikk på "Automatisk arkivering" -kategorien. Den siden som vises inneholder tre lokale Automatisk arkivering alternativer.

14 Velg "Ikke arkiver elementer i denne mappen" hvis du ikke ønsker automatisk arkivering å røre innholdet i denne mappen.

Velg "Arkiv elementer i denne mappen med standardinnstillingene" hvis du vil ha de globale innstillingene til å søke. Du kan velge dette alternativet hvis denne mappen tidligere brukte lokale innstillinger og du ikke lenger ønsker at skal skje.

Velg "Arkiv denne mappen ved hjelp av disse innstillingene" hvis du vil at innholdet i mappen som skal arkiveres, men ønsker å bruke ulike arkiveringsalternativene. Alternativene du kan velge mellom er de samme som er tilgjengelige for globale innstillinger.

15 Klikk "OK" for å gå tilbake til hovedvinduet i Outlook.

16 Gjenta prosessen til alle mappene som skal ha Lokale automatisk arkivering er konfigurert.

Hint

• Prosedyrene i denne artikkelen for å sette opp automatisk arkivering gjelder både Outlook 2003 og Outlook 2007.
• Outlook ikke arkivere automatisk Kontakter-mappen. Du vil at kontaktene dine skal alltid være tilgjengelig, så arkivere dem ikke fornuftig.