Hvordan sette opp en elektronisk arkivsystem

Going papirløse i ditt hjem eller arbeidsplass, og bytte til et elektronisk arkivsystem har sine fordeler. Du sparer plass i hjemmet kontoret eller bedriften din, fordi du kan erstatte dimensjonert arkivskap med en enkelt harddisk. Du har også enkel og rask kontroll over organiseringen av filer og mapper ved ganske enkelt å opprette og slette objekter fra datamaskinen. Du til slutt se en kostnadsbesparelser ved å slippe å kjøpe printer papir, blekk og toner, samt filmapper. Sette opp en papirbasert arkivskap system er skremmende, men konvertering til elektronisk innlevering er nesten uanstrengt med Microsofts Windows 7-operativsystemet.

Bruksanvisning

1 Klikk på "Start". Skriv "Biblioteker" i søkeboksen nederst på "Start" -menyen. Trykk enter."

2 Høyreklikk på et tomt område i den høyre ruten. Velg "New" og deretter "Library" fra menyen. Skriv inn et navn for det nye biblioteket, for eksempel "Group og prosjektledelse." Trykk enter."

3 Høyreklikk på den nyopprettede Bibliotek-mappen og velg "Properties". Klikk på "Inkluder en mappe" -knappen. Klikk på mappen eller stasjonsbokstav, for eksempel C eller D, i ruten til venstre som du vil skannes av biblioteket. For eksempel å koble til en USB flash-stasjon til PC-skaper noen ganger en midlertidig driver brev, for eksempel "E." Klikk "Inkluder mappe."

4 Klikk på rullegardinmenyen under "Optimaliser dette biblioteket for" og velge filtypen som passer best som Library. For eksempel velge "Dokumenter" hvis Biblioteket vil lagre Portable Document Format (PDF) eller Word (doc) filer.

5 Klikk på en hake i "Vist i Navigasjonsruten" boksen, hvis det ikke allerede. Klikk på "Apply" og "OK" for å lagre endringene og lukke dialogboksen. Dette er begynnelsen av det elektroniske registreringssystem.

6 Bring Biblioteker vinduet tilbake til fronten hvis den er minimert eller skjult. Dobbeltklikk for å åpne den nye biblioteket. Klikk på en tom plass og velg "New" fra menyen. Velg et av alternativene på undermenyen, for eksempel lage nye "mapper". Opprett og navngi nye mapper som trengs for å bygge opp din elektronisk arkivsystem.