Hvordan sette regler i Outlook
Små bedrifter, bedrifts personell og uavhengige kontraktører er alle ansikt med de samme dag-til-dag virksomhet oppgaver. Opprettholde en kalender for avtaler og oppgaver, lage huskelister og holde styr på forretningsforbindelser og utveksling av e-post er ting som må gjøres for å være vellykket. Microsoft Outlook behandler alle disse oppgavene, og kan innrettes til å behandle dem enda mer effektivt. En effektiv metode tilgjengelig for brukerne er å lage regler for e-post. Disse kan være utformet for å automatisk sortere, lagre, skrive ut eller utføre en rekke andre handlinger på e-post, avhengig av hvilke kriterier du definerer.
Bruksanvisning
1 Åpne Microsoft Outlook. Som standard åpner Outlook i e-posten vinduet, men mange mennesker tilpasse denne til å åpnes automatisk i andre avsnitt, for eksempel oppgavelister. Åpne innboksen din hvis du ikke blir automatisk tatt der.
2 Klikk "Verktøy" på menylinjen og deretter "Regler og varsler ..." Hvis du ikke ser på innboksen eller en annen mappe i e-postkontoen, "Regler og varsler ..." vises ikke på "Verktøy "-menyen.
3 Aktiver fanen "E-post Rules" hvis den ikke er aktivert som standard, og klikk "Ny regel ..." knappen. Klikk på "Start med en tom regel" og klikk vidt regelen vil gjelde for e-post som sendes eller mottas. Klikk på "Neste" -knappen.
Det er et alternativ til å starte fra en mal, og hvis du bruker en felles regel, for eksempel automatisk videresending, kan dette spare litt tid. Du må tilpasse malen regelen med noen av trinnene som følger.
4 Velg betingelsen du ønsker å sjekke e-post mot. For eksempel, hvis du ønsket å lage en regel som sender som krever en handling til en forhåndsdefinert mappe som heter "handling er nødvendig," du ville velge "flagget for handling." Når din conditionals er valgt, kan det hende du trenger å avgrense dem. I dette eksemplet, må du klikke på ordet "action", som vises som en blå, understreket hyperkobling, i "Trinn 2" boksen og velge hvilke flagget handlinger du ønsker å flytte til mappen. Enhver regel som krever avgrensning vil ha et ord som vises som en blå, understreket hyperkobling. Klikk på "Neste" -knappen
5 Velg hva du vil tas med e-post som oppfyller kriteriene i forrige trinn. I dette eksemplet ville du velge "Flytt den til den angitte mappen." Som før, må du avgrense kriteriene ved å klikke på "spesifisert" i "Trinn 2" boksen. For dette eksempelet, ville du velge "action-krevde" -mappen fra lokalmenyen som vises. Klikk "Next"
6 Velg hvilke unntak vil gjelde for regelen du har opprettet og avgrense dem akkurat som du raffinert kriteriene og handlings porsjoner. Klikk "Next".
7 Gi regelen et navn i skjemaet som dukker opp. Fjern markeringen for «Slå på denne regelen" hvis du ikke vil at den skal tre i kraft umiddelbart. Klikk på "Finish" og deretter "OK." Regelen er nå klar. For å aktivere, deaktivere eller endre regelen når som helst, klikk på "Verktøy" på menylinjen, og deretter velge "Regler og varsler ..." og fremheve de reglene du ønsker å endre. Du har muligheten til enten å aktivere eller deaktivere regelen, endre det eller slette det.
Hint
- Hvis du bruker flere regler, vil de bli utført i den rekkefølgen de er oppført. Dette kan noen ganger ha utilsiktede konsekvenser. For å korrigere disse, følg instruksjonene for redigering regler og justere rekkefølgen som nødvendig.