Hvordan setter jeg opp en Outlook regel å kopiere alle e-post til noen andre?

E-postmeldinger som mottas i Outlook er vanligvis lagret på den lokale datamaskinen, eller Microsoft Exchange. I begge tilfeller, de er kun tilgjengelig for den personen som eier den aktuelle e-postkontoen. Men omstendighetene kan oppstå der det er nødvendig at andre har tilgang til alle meldingene som mottas av en bestemt konto. Når dette er nødvendig, kan du konfigurere Outlook til å videresende kopier av alle meldinger som mottas av en bestemt konto til noen andre.

Bruksanvisning

1 Starter Outlook. I hovedmenyen, klikk på "Verktøy" og deretter "Regler og varsler." Dette åpner dialogboksen Regler og varsler boksen.

2 Klikk på "E-post Rules" -kategorien. I Bruk endringer på denne mappen boksen, velg mail mappen du vil opprette regelen for. Normalt vil dette vises i listen som Innboks (Microsoft Exchange).

3 Klikk på "Ny regel" ikonet for å åpne regelveiviseren til "Start fra en mal eller en tom regel" skjerm.

4 Klikk på "Kontroller meldinger når de kommer", deretter "Neste" -knappen. Dette viser "Hvilken tilstand (er) Ønsker du å sjekke?" skjerm.

5 Ikke velg noen alternativer på denne skjermen. Klikk på "Neste" -knappen. En advarsel vises, forteller deg at denne regelen vil bli brukt på alle meldinger du mottar, og spør om dette er OK. Klikk på "Ja." Dette åpner "Hva ønsker du å gjøre med meldingen?" skjerm.

6 Hvis du ønsker å beholde kopier av alle meldinger du mottar, sett "videresende den til personer eller distribusjonsliste" alternativet. Hvis du ønsker å videresende meldinger uten å holde en kopi, sett "omdirigere den til personer eller distribusjonsliste" alternativet.

7 Regelen du oppretter vises i boksen nederst i veiviseren. Klikk på "personer eller distribusjonsliste" i denne boksen. En regel Adresse dialogboks.

8 Spesifiser den personen du ønsker e-post videresendt til ved å velge riktig adresseboken, klikker hennes e-postadresse, og deretter klikke på "Til" knappen, eller ved å skrive inn e-postadressen direkte i Til-boksen. Klikk "OK" når du er ferdig. Regelen Adresse Dialogboksen lukkes, og den endrede regelen vises i boksen nederst i veiviseren. Klikk "Next" og deretter "Next" igjen for å nå "Finish Rule Setup" skjerm.

9 Skriv inn et navn på regelen, og hvis du er klar til å begynne å videresende meldinger, sette "Slå på denne regelen" alternativet. Klikk på "Finish" og deretter "OK". Du kan se en oppdatering server melding for et øyeblikk, så vil du komme tilbake til Outlook-vinduet.

Hint

• Hvis Outlook er satt opp til å motta e-post fra andre enn bedriftens Exchange Server (Gmail for eksempel) kilder, må du lage en regel for noen av disse kildene hvis du ønsker meldingene skal videresendes er godt.
• Husk å slå av regelen når du ikke lenger trenger å videresende kopier av meldingene dine. Dette er lett å glemme og irriterende for den som mottar meldingene.
• Administratoren kan konfigurere Exchange til å blokkere regler som videresende meldinger til Internett-baserte e-postsystemer som Gmail.